“Mengelola arsip bukanlah tugas yang mudah. Namun, dengan mempelajari kompetensi dasar yang dibutuhkan seorang arsiparis, Anda dapat menjadi lebih kompeten dan efektif dalam mengelola arsip. Temukan selusin kompetensi yang harus dimiliki oleh seorang arsiparis di sini.”

Dalam bidang apapun, setiap pekerjaan memerlukan keahlian khusus. Meskipun dapat dilakukan oleh individu yang tidak berpengalaman, hasilnya akan lebih optimal jika dikerjakan oleh seseorang yang kompeten. Dalam bidang arsip, orang yang kompeten dikenal sebagai Arsiparis.

Menengok Kamus Besar Bahasa Indonesia, Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan.

Arsiparis adalah profesi yang dapat ditemukan baik di lembaga pemerintah maupun swasta. Namun, istilah yang digunakan untuk menyebut petugas pengelola arsip ini beragam, seperti document controller, record manager, filing manager, dan lain-lain. Meskipun berbeda istilah, petugas pengelola arsip harus memiliki kompetensi dasar yang sama. David S. Ferriero, seorang arsiparis senior asal Amerika Serikat dan pimpinan National Archives and Records Administration, menjabarkan selusin kompetensi yang harus dimiliki oleh seorang pengelola arsip.

Pertama, kemampuan untuk berpikir secara kreatif. Mengelola arsip merupakan tugas yang memerlukan kreativitas karena menghadapi berbagai tantangan yang cukup berat. Mulai dari ancaman kerusakan arsip hingga perkembangan teknologi yang cepat, semua itu dapat menjadi masalah. Oleh karena itu, seorang pengelola arsip harus senantiasa berpikir kreatif untuk menemukan solusi yang efektif dan efisien terhadap masalah yang dihadapi. Kemampuan kreatif juga diperlukan untuk mengeksplorasi ide-ide baru, terutama yang berkaitan dengan teknologi, untuk mendukung tugas mereka.

Kedua, kemampuan untuk mencapai hasil. Profesional adalah seseorang yang mampu merencanakan dan menyelesaikan tugas dengan baik sehingga diperoleh hasil yang maksimal. Dengan perencanaan yang baik, pelaksanaan tugas juga dilakukan secara efektif dan efisien, tanpa ada waktu yang terbuang sia-sia. Mengelola arsip merupakan tugas yang memerlukan ketelitian tinggi karena berkaitan dengan data dan informasi yang detail. Oleh karena itu, pengelola arsip harus teliti dan cermat dalam merencanakan dan menetapkan target yang maksimal.

Ketiga, kemampuan untuk membangun relasi. Pada dasarnya, tugas seorang pengelola arsip adalah mengelola data atau dokumen milik orang lain. Dalam sebuah perusahaan, misalnya, pengelola arsip menerima kiriman data atau dokumen dari divisi lain untuk disimpan dan dikelola dengan aman. Oleh karena itu, pengelola arsip harus sering berinteraksi dengan orang lain, sehingga dibutuhkan kemampuan untuk bekerja dalam tim (teamwork). Idealnya, teamwork didasarkan pada sikap profesional dari setiap individu yang terlibat agar dapat mengantisipasi potensi perselisihan yang disebabkan oleh kepentingan pribadi.

Keempat, kemampuan untuk meningkatkan kepuasan pelayanan pelanggan. Esensi dari pekerjaan seorang pengelola arsip adalah melayani. Dalam lingkup internal perusahaan, misalnya, pengelola arsip bekerja untuk melayani rekan kerja dari divisi lain. Oleh karena itu, penting bagi pengelola arsip untuk menetapkan standar pelayanan yang tinggi agar pengguna jasa mereka merasa puas. Dari rasa puas itulah akan muncul rasa percaya (trust). Pengelola arsip harus memupuk trust dari para pengguna jasa karena mereka bertanggung jawab atas keamanan dan keselamatan data atau dokumen yang dikelola.

Kelima, kemampuan untuk berkomunikasi secara efektif. Berhubungan dengan kompetensi ketiga, pengelola arsip juga harus memiliki kemampuan komunikasi yang baik. Kemampuan ini sangat penting terutama ketika terjadi masalah dalam pengelolaan arsip. Pengelola arsip harus bisa berkomunikasi dengan jelas dan efektif ketika terjadi masalah agar tidak merusak kepercayaan pengguna jasa mereka.

Keenam, kemampuan untuk meningkatkan kesadaran organisasi. Biasanya, sebuah perusahaan membentuk satuan khusus yang bertanggung jawab atas pengelolaan arsip. Sebagai satu kesatuan, setiap anggota dari satuan pengelolaan arsip harus saling mendukung agar fungsi dan tugas satuan terlaksana dengan baik.

Ketujuh, kemampuan untuk mempengaruhi/bernegosiasi dengan orang lain. Negosiasi adalah salah satu metode dalam berinteraksi. Terkadang, hanya memiliki kemampuan komunikasi yang baik tidak cukup dalam hal terjadi konflik dengan pihak lain terkait pengelolaan dokumen. Oleh karena itu, pengelola arsip harus memiliki kemampuan untuk bernegosiasi untuk menenangkan ego dari unit lain. Ketika ego berhasil dikendalikan, solusi terbaik akan muncul untuk masalah yang terjadi.

Kedelapan, kemampuan untuk menunjukkan kepekaan bisnis. Kompetensi ini terutama dibutuhkan oleh pengelola arsip dalam organisasi yang berorientasi pada profit, seperti perusahaan atau bahkan pengelola arsip yang berdiri sendiri sebagai entitas bisnis. Pada intinya, seorang pengelola arsip harus memiliki rasa bisnis. Pekerjaan pengelola arsip tidak hanya fokus pada aspek teknis pengelolaan arsip saja, tetapi juga aspek bisnis. Oleh karena itu, sebagai seorang pebisnis, pengelola arsip juga harus merencanakan bisnis dengan baik dan menetapkan target-target tertentu.

Kesembilan, kemampuan untuk mengelola proyek. Selain tugas-tugas pengelolaan arsip yang rutin, ada kalanya pengelola arsip diberikan tanggung jawab untuk menangani sebuah atau beberapa proyek. Dalam situasi ini, pengelola arsip harus mampu merancang program yang mencakup anggaran, jadwal, metode, dan alur kerja agar proyek dapat dilaksanakan sesuai dengan target yang telah ditetapkan.

Kesepuluh, kemampuan untuk melakukan penelitian dan analisis. Saat masalah besar muncul, seorang pengelola arsip harus berpikir keras bagaimana menemukan solusi terbaik. Dan, solusi terbaik hanya dapat ditemukan melalui analisis dan penelitian yang cermat.

Kesebelas, kemampuan untuk memimpin tim. Setiap profesi memiliki tingkatan karier, begitu pula pengelola arsip. Mulai dari posisi junior, seorang pengelola arsip akan sampai pada titik puncak di mana dia harus menjadi pemimpin. Oleh karena itu, pengelola arsip harus memiliki jiwa kepemimpinan (leadership). Jiwa kepemimpinan harus dibangun sejak awal seseorang memutuskan untuk berkarier sebagai pengelola arsip, baik secara formal maupun informal, yang didasarkan pada pengalaman.

Terakhir, kemampuan untuk menerima pembelajaran yang berkelanjutan. “Jangan pernah lelah belajar” adalah petuah bijak yang berlaku untuk semua aspek kehidupan. Seorang pengelola arsip yang ingin sukses harus menanamkan semangat untuk terus belajar. Karena, sebagai ilmu, pengelolaan arsip terus berkembang sesuai dengan perkembangan zaman.

Dua belas kompetensi dasar di atas merupakan satu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan yang diperlukan oleh seorang pengelola arsip yang ingin sukses. Langkah awal yang harus dilakukan oleh seorang pengelola arsip untuk menguasai semua kompetensi tersebut adalah memperluas wawasan dengan berbagai cara, termasuk mengikuti pendidikan/pelatihan.

Chayra Bisnis sebagai penyedia layanan manajemen arsip berkomitmen ingin mengembangkan kompetensi para praktisi melalui penyelenggaraan pelatihan manajemen arsip.

Tertarik? Ayo pelajari lebih lengkap di tautan ini.