“Pelajari tentang cara efektif dalam menemukan kembali arsip dengan menggunakan sarana bantu penemuan kembali arsip statis seperti guide arsip statis dan inventaris arsip.”

Penemuan kembali arsip atau “retrieval” adalah salah satu aktivitas di bidang kearsipan yang bertujuan untuk menemukan kembali arsip yang digunakan dalam proses administrasi di suatu instansi. Kegiatan ini sangat erat kaitannya dengan sistem pengelolaan arsip. Apabila sistem pengelolaan arsip buruk, maka arsiparis akan membutuhkan waktu yang lama dalam mencari arsip.

Hal ini biasanya disebabkan oleh penyimpanan arsip yang tidak sesuai dengan prosedur, seperti tidak ada indeks dan judul yang sesuai dengan berkas yang disimpan, kurangnya sumber daya manusia yang profesional di bidang kearsipan, serta minimnya sarana dan peralatan yang masih kurang lengkap.

Oleh karena itu, untuk menjamin ketersediaan arsip statis yang dibutuhkan untuk berbagai keperluan, seperti kegiatan pemerintahan, penelitian, pendidikan, pengembangan ilmu pengetahuan, dan penyebaran informasi arsip statis, ANRI (Lembaga Kearsipan Nasional Republik Indonesia) telah mengeluarkan Perka 27 Tahun 2011 tentang Pedoman Penyusunan Saran Bantu Penemuan Kembali Arsip Statis.

Guide arsip statis Guide arsip statis adalah sarana bantu penemuan kembali arsip statis yang memuat informasi tentang khazanah arsip statis yang disimpan di lembaga kearsipan dan informasi yang disusun secara tematis.

1. Guide arsip statis khazanah Guide arsip statis khazanah adalah sarana bantu penemuan kembali arsip statis yang memuat informasi tentang khazanah arsip statis atau sebagian arsip yang dimiliki dan disimpan oleh lembaga kearsipan. Informasi yang terkandung dalam guide ini minimal memuat pencipta arsip, periode penciptaan, volume arsip, uraian isi, dan contoh arsip beserta nomor dan uraian deskripsinya.
2. Guide arsip statis tematis Guide arsip statis tematis adalah sarana bantu penemuan kembali arsip statis yang berupa informasi tentang suatu tema tertentu yang diambil dari beberapa khazanah arsip statis yang disimpan di lembaga kearsipan. Informasi yang terkandung dalam guide ini minimal memuat nama pencipta arsip, periode pencipta arsip, nomor arsip, uraian deskripsi arsip, dan uraian isi ringkas sesuai dengan tema guide tersebut.

Daftar arsip statis adalah sarana bantu penemuan kembali arsip statis yang memuat informasi deskripsi arsip statis, seperti nomor arsip, bentuk redaksi, isi ringkas, kurun waktu penciptaan, tingkat perkembangan, jumlah, dan kondisi arsip.

Inventaris arsip adalah sarana bantu penemuan kembali arsip statis yang menyertakan informasi dari daftar arsip statis yang dilengkapi dengan pendahuluan dan lampiran. Inventaris arsip paling tidak memuat:

1. Pendahuluan yang mencakup sejarah, tugas, dan peran/fungsi pencipta arsip, riwayat arsip, sistem penataan arsip, volume arsip, tanggung jawab teknis penyusun inventaris, dan daftar pustaka.
2. Daftar arsip statis; dan
3. Lampiran yang berisi indeks, daftar singkatan, daftar istilah asing (jika ada), struktur organisasi (untuk arsip lembaga), atau riwayat hidup (untuk arsip perorangan), dan konkordan (petunjuk perubahan terhadap nomor arsip pada inventaris lama dan inventaris baru).