Begini Hubungan Bentuk Arsip dengan Cara Pemeliharaan Arsip!

5
(1)

“Pengelolaan arsip yang efektif dan efisien sangat penting untuk mempermudah penemuan kembali dokumen yang diperlukan dalam pengambilan keputusan. Baca artikel ini untuk mengetahui lebih lanjut tentang pemeliharaan arsip dan cara-cara untuk melakukannya.”

Arsip memiliki peran yang sangat penting dalam menyediakan informasi bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan menetapkan kebijakan. Pengelolaan arsip yang efektif dan efisien dapat mempermudah penemuan kembali dokumen yang diperlukan dengan cepat. Menurut UU RI No. 43 tahun 2009 Tentang Kearsipan, arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Secara garis besar, arsip dapat dikelompokkan menjadi beberapa jenis, yaitu:

Dapatkan Kabar Terbaru dari Kami melalui Whatsapp Channel Chayra.ID. Jadi, jangan ragu lagi! Temukan solusi terbaik untuk kebutuhan bisnis Anda

  1. Arsip tekstual, yang digunakan adalah arsip kertas seperti surat, memo, nota dinas, laporan, arsip gambar teknik, arsip kearsitekturan, dan lain-lain.
  2. Arsip media baru, sebagian ahli mengelompokkan arsip media baru sebagai arsip audio visual seperti foto, film, rekaman suara/kaset, video, microform, dan lain-lain.
  3. Arsip elektronik, jenis arsip ini adalah arsip yang tidak dapat dibaca langsung tetapi membutuhkan peralatan khusus untuk melakukannya, seperti disket, flashdisk, harddisk, dan lain-lain.

Pengelolaan arsip dinamis memiliki peran penting dalam menjamin ketersediaan informasi yang dibutuhkan dalam pengambilan keputusan. UU Kearsipan mengatur bahwa pihak pencipta arsip memiliki kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab dalam bidang pengelolaan arsip dinamis.

Pengelolaan arsip dinamis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip yang diproses secara efisien, efektif dan sistematis. Kepala Arsip Nasional RI mengeluarkan Peraturan Kepala Arsip Nasional RI No. 9 Tahun 2018 tentang Pedoman Pemeliharaan Arsip Dinamis yang bertujuan untuk:

  1. Menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh pencipta arsip
  2. Menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan dan keselamatan arsip
  3. Menjamin ketersediaan informasi arsip

Pemeliharaan arsip dinamis sangat penting untuk memastikan bahwa arsip tetap dapat diakses dan digunakan sesuai dengan tujuan awalnya.

Pemeliharaan arsip adalah hal yang sangat penting untuk memastikan bahwa arsip tetap dapat digunakan dengan efektif dan efisien. Ada beberapa hal yang dapat dilakukan untuk memelihara arsip tekstual.

  1. Pengaturan ruangan: Usahakan ruangan penyimpanan arsip tidak terlalu lembap, ruangan harus terang dengan menggunakan sinar matahari, ruangan diberi ventilasi yang cukup, ruangan harus terhindar dari kemungkinan serangan hama, air, dan api, lokasi ruangan atau gedung penyimpanan arsip jauh dari lingkungan industri agar terbebas dari polusi udara yang berbahaya bagi kertas.
  2. Menjaga kebersihan ruangan dan kebersihan arsip: Ruangan arsip dan arsip itu sendiri harus selalu dijaga dalam keadaan bersih. Hal ini dapat membantu penjagaan arsip dalam jangka panjang.
  3. Pemeliharaan tempat penyimpanan arsip: Melakukan pemeliharaan pada rak arsip dan almari arsip dengan cara disusun agak renggang agar ada sirkulasi udara dan tidak lembap.
  4. Pemeliharaan fisik arsip: Pemeliharaan fisik arsip dapat dilakukan dengan cara membersihkan arsip secara berkala, melaksanakan fumigasi, deasidifikasi kertas, menghilangkan noda, dan menggelantang kertas.

Pemeliharaan arsip media baru juga penting dilakukan, dengan cara:

  1. Arsip foto: Pemeliharaan arsip foto dapat dilakukan dengan cara disimpan pada amplop yang tidak mengandung asam, ditempel pada kertas atau disimpan dalam album.
  2. Mikrofilm: Pemeliharaan arsip mikrofilm dapat dilakukan dengan cara digulung, dimasukkan dalam kaleng tertutup dan tahan karat serta dibungkus dengan kotak koran dan disimpan pada mikrofilm kabinet yang terdiri dari beberapa laci dan mempunyai sirkulasi udara yang baik dan terbuat dari logam yang tahan karat.
  3. Arsip film: Pemeliharaan arsip film dengan cara dibersihkan dengan bahan airmixer atau menggunakan cairan kimia (larutan) trichlorotin. Arsip film (film negative) disimpan dalam ruang bersuhu rendah antara 10-15 C dengan kelembaban 50-55% RH
  4. Disket dan kaset: Pemeliharaan arsip disket dan kaset tidak jauh berbeda dengan pemeliharaan arsip foto/film negative. Dalam hal ini suhu dan kelembaban udara menjadi pertimbangan utama.

Pada jenis arsip elektronik, pemeliharaan secara berkala juga dapat dilakukan agar fisik elektronik terjaga, yaitu dengan cara:

  1. Menggunakan perangkat keras dengan baik dan sesuai prosedur
  2. Menggunakan software pengelolaan arsip yang asli (bukan bajakan)
  3. Menyimpan arsip elektronik pada media penyimpanan yang aman dan terpercaya
  4. Melakukan backup arsip secara berkala
  5. Menjaga privasi dan keamanan arsip elektronik dengan cara yang sesuai

Dalam menjalankan pemeliharaan arsip, penting untuk mengikuti pedoman pemeliharaan yang ditentukan serta melakukan usaha-usaha yang tepat untuk memelihara arsip agar tetap dapat digunakan dengan efektif dan efisien. Pemeliharaan arsip memerlukan perhatian dan pengelolaan yang baik agar arsip tetap dapat digunakan sebagai sumber informasi penting dalam pengambilan keputusan. Pemeliharaan arsip juga membantu dalam menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip, sehingga dapat diakses dan digunakan sesuai dengan tujuan awalnya.

Pemeliharaan arsip juga bertujuan untuk menjamin ketersediaan informasi yang dibutuhkan. Oleh karena itu, pemeliharaan arsip harus dijalankan secara rutin dan berkala agar arsip tetap dapat digunakan dengan efektif dan efisien.

Apakah kabar ini berguna?

Anda yang tentukan bintangnya!

Tingkat Kepuasan 5 / 5. Jumlah pemberi bintang: 1

Belum ada yang kasih bintang! Jadi yang pertama memberi bintang.

Karena kabar ini berguna untuk anda...

Kirimkan ke media sosial anda!

Jangan biarkan masalah hukum mengganggu hidupmu! Dengan layanan konsultasi hukum online dari Chayra Solusi Hukum, Anda bisa mendapatkan jawaban cepat dan tepat dari penasihat hukum terakreditasi dengan harga terjangkau mulai dari Rp. 35.000 saja!

Jangan ragu untuk menghubungi Chayra Solusi Hukum sekarang dan biarkan kami membantumu menyelesaikan masalah hukummu dengan mudah dan aman.

Eksplorasi konten lain dari Chayra.ID

Langganan sekarang agar bisa terus membaca dan mendapatkan akses ke semua arsip.

Lanjutkan membaca