Penyusutan arsip dilakukan dengan cara pemusnahan arsip. Pemusnahan tidak dapat dilakukan sembarangan karena ada dasar hukum pemusnahan arsip sesuai prosedur. Dasar hukum seperti apa yang digunakan dalam cakupan pemusnahan arsip?

Dasar Hukum Pemusnahan Arsip

Salah satu syarat pemusnahan arsip jika sesuai dengan dasar hukum yang berlaku. Pemusnahan arsip memiliki banyak tujuan untuk menyelamatkan bahan bukti resmi yang sudah tidak mempunyai nilai guna.

Penyusutan berguna pula sebagai upaya efisiensi dana dalam pengelolaan, efisiensi tenaga kerja dan ruang. Tempat atau ruangan dalam penyimpanan arsip lama-lama akan penuh jika tidak ada jadwal retensi arsip secara berkala.

Namun, untuk melakukan pemusnahan arsip yang sesuai kaidah tidak mudah dilakukan, harus sesuai prosedur dan dasar hukum pemusnahan arsip.

Dasar hukum dan syarat dari pemusnahan arsip yaitu:

1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009

Undang-undang ini sangat penting sebagai dasar utama pemusnahan arsip yang isinya kearsipan lengkap.

2. PP Nomor 28 Tahun 2012

Dasar hukum berikutnya adalah PP Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 seperti poin pada nomor 1. Adapun yang dibahas adalah kearsipan.

3. Peraturan dan Aturan Kepala ANRI Nomor 17 Tahun 2012

Secara singkat isi dari peraturan kepala ANRI tentang pedoman penyerahan arsip dalam bentuk statis bagi organisasi politik.

4. Peraturan atau Aturan Kepala ANRI dengan Nomor 25 Tahun 2012

Isi dari peraturan kepala ANRI tentang pedoman pemusnahan arsip.

5. Peraturan dari Kepala ANRI Nomor 20 Tahun 2012

Dasar hukum berikutnya yang memberi andil besar agar pemusnahan pada prosedur yang benar tentang pedoman pengelolaan unit kearsipan pada lembaga negara.

Dasar hukum yang jelas supaya pemusnahan dapat dipertanggungjawabkan dengan benar.

Kriteria Arsip yang Dimusnahkan

Pemusnahan arsip adalah upaya pemusnahan terhadap dokumen sebagai alat bukti transaksi, peristiwa, kinerja dan kepemilikan sebuah perusahaan atau lembaga.

Untuk  melaksanakan, sesuai dasar hukum dengan kaidah kearsipan, prosedur dan peraturan berlaku. Jika telah benar prosedurnya maka meminimalisir kesalahan yang bisa saja terjadi kemudian hari.

Terdapat kriteria arsip yang boleh dimusnahkan, antara lain:

1. Tidak Memiliki Nilai Guna

Arsip dapat dimusnahkan jika sudah tidak memiliki nilai guna untuk disimpan.

2. Waktu Retensi Habis

Arsip memang telah memenuhi jadwal retensi arsip atau JRA sehingga saatnya untuk dimusnahkan.

3. Tidak Ada Larangan Aturan Pemusnahan

Kriteria berikutnya arsip tidak terkait peraturan undang-undang dengan larangan pemusnahan.

4. Arsip Tidak Berkaitan dengan Pertikaian Bisnis

Dokumen tidak merupakan bagian dari pertikaian atau informasi dari penyelesaian suatu masalah.

Apabila arsip memiliki kriteria tersebut maka sudah selayaknya untuk dimusnahkan dengan benar.

Cara Pemusnahan Arsip

Kriteria dokumen yang boleh dimusnahkan telah jelas, maka saatnya mengetahui cara pemusnahannya. Biasanya instansi atau sebuah lembaga memusnahkan arsip dengan cara berikut.

1. Pulping

Pulping merupakan cara pemusnahan dokumen dengan menjadikan bubur kertas.

2. Chemical Destruction

Penghancuran chemical destruction adalah pemusnahan dokumen menggunakan bahan kimia misalnya asam nitrat.

3. Dicacah

Cara mencacah arsip menggunakan mesin pencacah kertas sehingga dokumen benar-benar tercacah sempurna.

Penutup

Pemusnahan yang sesuai prosedur akan aman dan dapat dipertanggungjawabkan dengan baik. Namun, ada kalanya manajemen arsip kurang tertangani optimal sehingga membutuhkan pihak ketiga.

Rekomendasi terbaik jasa layanan kearsipan bisa langsung ke Chayra Solusi Arsip. Chayra Solusi Arsip memberi kemudahan klien untuk urusan arsip dengan layanan dan harga terjangkau.

Jasa layanan akan melaksanakan pekerjaan sesuai dasar hukum pemusnahan arsip terbaik dengan  cara modern. Semuanya lebih mudah dan praktis karena ditangani langsung oleh tim ahli profesional.

Chayra Bisnis