Dalam manajemen kearsipan dikenal adanya JRA atau jadwal retensi arsip. Sebetulnya apa itu jadwal retensi arsip? Agar tidak bingung dan penasaran lagi, semuanya akan dibahas tuntas dalam artikel berikut.

Apa Itu Jadwal Retensi Arsip

Kearsipan mencakup banyak elemen penting yang perlu dipahami lebih rinci, misalnya adanya jadwal retensi arsip. Fungsi retensi arsip supaya mengetahui sampai kapan sebuah dokumen harus dimusnahkan dengan segera.

Secara kaidah bahasa arti dari kata retensi adalah penyimpanan. Sedangkan retensi arsip adalah daftar yang isinya jangka waktu maksimal penyimpanan jenis jenis dokumen dan keterangan berisi rekomendasi.

Rekomendasi tersebut mengenai ketetapan saat arsip harus dimusnahkan, dinilai lagi atau penggunaan permanen.

Adanya apa itu jadwal retensi arsip untuk penyusutan dan penyelamatan arsip sesuai pedoman yang berlaku.

Penyusunan JRA di lembaga pemerintahan harus disetujui oleh kepala Lembaga Arsip Nasional Republik Indonesia atau ANRI. Meskipun dengan proses yang panjang, contoh jadwal retensi sangat penting untuk semua jenis arsip selain pengamanan, berguna jika arsip memang harus dimusnahkan.

Cara Menetapkan Jadwal Retensi Arsip

Guna penetapan yang tepat jadwal retensi arsip membutuhkan batas waktu tertentu. Perlu diketahui jika fungsi jadwal retensi arsip sangat penting bila tidak mempunyai nilai guna lagi.

JRA sesuai PERKA atau peraturan kepala ANRI dengan nomor 22 Tahun 2015. Peraturan memuat segala hal tentang tata cara penetapan jadwal retensi arsip yang benar dan harus dipatuhi.

Secara sederhana, cara menetapkan JRA adalah sebagai berikut:

1. Penyusunan Draft Jadwal Retensi Arsip

Penyusunan draft atau rancangan awal melalui beberapa proses tertentu.

• Tim terdiri dari pimpinan unit kearsipan, arsiparis, dan unit pengolah arsip.
• Identifikasi tugas pada masing-masing tim dalam melakukan penilaian, pendataan dan pemilihan agar arsip dapat dipilah dengan baik.
• Memberi usulan arsip mana saja yang akan dimusnahkan lengkap dengan keterangan pada masing-masing arsip.
• Pembuatan draft retensi arsip sesuai rincian berpedoman pada ANRI.

Penyusunan draft memiliki fungsi sebagai langkah awal agar retensi arsip benar dan tidak keliru dalam pemilihan dokumen.

2. Permohonan Persetujuan

Rancangan atau draft JRA yang telah jadi kemudian diusulkan melalui permohonan persetujuan ke ANRI. Permohonan harus dilakukan karena ANRI adalah lembaga yang memiliki tugas menyamakan standar kearsipan dalam lembaga pemerintahan Indonesia.

Selanjutnya AnRI akan meneliti, menilai dan memastikan arsip sesuai aturan. Jika memang telah benar maka akan ada persetujuan dari kepala ANRI.

3. Tahap Pengesahan

Tahapan akhir adanya pengesahan dari pimpinan ANRI yang kemudian disahkan oleh pimpinan instansi. Bukti pengesahan telah ditandatangani pimpinan dikirim ke kepala ANRI untuk tembusan.

Proses dengan cara penetapan jadwal retensi arsip memang tidak mudah. Apabila sebuah instansi atau perusahaan merasa kesulitan ada pihak layanan yang dapat membantu melakukan proses hingga selesai.

Penutup

Pihak layanan jasa dalam manajemen kearsipan mumpuni dan terpercaya bisa ke Chayra Solusi Arsip, layanan manajemen kearsipan dalam beberapa layanan dukungan arsip modern persembahan Chayra.ID

Pemahaman apa itu jadwal retensi arsip memberikan kemudahan kapan dokumen harus dimusnahkan. Dengan begitu banyak efisiensi yang dapat dilakukan baik dana, tenaga kerja hingga ruang penyimpanan dokumen.