“PP No. 87/1999 menyediakan kerangka kerja untuk pengelolaan dokumen perusahaan di Indonesia, menekankan pentingnya penyiangan, penilaian, penyerahan, dan pemusnahan dokumen secara bertanggung jawab.”

Peraturan Pemerintah Nomor 87 Tahun 1999 tentang Tata Cara Penyerahan dan Pemusnahan Dokumen Perusahaan (PP No. 87/1999) telah menetapkan fondasi kuat untuk pengelolaan dokumen perusahaan di Indonesia, mengatur seluruh aspek terkait pemusnahan dokumen perusahaan. Regulasi ini, dengan rinci, memaparkan definisi dan prosedur krusial yang harus diikuti oleh perusahaan dalam mengelola, pemusnahan arsip mereka, menunjukkan komitmen pemerintah untuk memelihara ekosistem informasi yang teratur dan bertanggung jawab.

Dokumen perusahaan, sebagai inti dari regulasi ini, didefinisikan luas untuk mencakup semua jenis data, catatan, atau keterangan yang dihasilkan atau diterima oleh perusahaan dalam pelaksanaan aktivitasnya. Ini mencakup dokumen dalam berbagai format, tidak hanya terbatas pada kertas, tapi juga media digital yang bisa dilihat, dibaca, atau didengar, menyesuaikan dengan era digital saat ini.

Kegiatan penyiangan dan penilaian dokumen mendapatkan perhatian khusus dalam regulasi ini. Penyiangan bertujuan untuk memilah dan mengeluarkan dokumen yang telah berakhir fungsinya, sedangkan penilaian ditujukan untuk menentukan nilai guna dokumen tersebut. Proses ini vital dalam menentukan dokumen mana yang masih relevan bagi perusahaan atau yang memiliki nilai kepentingan nasional dan oleh karena itu, harus diserahkan kepada Arsip Nasional.

Pengaturan tentang penyerahan dokumen kepada Arsip Nasional memastikan bahwa dokumen dengan nilai historis atau penting bagi bangsa tidak hilang dalam proses penyiangan dan penilaian. Dokumen yang dianggap tidak lagi berguna bagi operasional perusahaan tetapi memiliki kepentingan nasional harus diserahkan, menjaga agar warisan informasi tersebut tetap terjaga untuk penelitian dan sejarah di masa depan.

Tidak kalah pentingnya, regulasi ini mengatur secara rinci tentang pemusnahan dokumen. Dokumen yang telah melewati masa retensi yang ditetapkan dan tidak memiliki nilai guna lagi bagi perusahaan atau kepentingan nasional dapat dimusnahkan. Proses pemusnahan ini diatur dengan ketat untuk memastikan bahwa dokumen dihancurkan sepenuhnya, menghindari kemungkinan informasi sensitif bocor ke publik.

Aspek pemusnahan ini mencakup syarat bahwa setiap kegiatan pemusnahan harus berdasarkan keputusan dari pimpinan perusahaan dan dilaksanakan dengan metode yang memastikan dokumen tidak dapat dikenali lagi. Ini mencerminkan usaha untuk mengelola informasi perusahaan dengan cara yang aman dan meminimalisir risiko kebocoran data.

Selain itu, PP No. 87/1999 juga menekankan pentingnya dokumentasi dan pengawasan dalam proses pemusnahan, menuntut penciptaan berita acara dan pengawasan oleh pejabat perusahaan. Ini menunjukkan upaya untuk menjaga integritas proses dan memastikan pemusnahan dilakukan sesuai dengan ketentuan hukum.

Regulasi ini juga menyediakan panduan untuk penanganan dokumen lama, memungkinkan pemusnahan dokumen yang telah disimpan selama lebih dari 10 tahun, dengan pengecualian untuk dokumen yang masih memiliki nilai bagi perusahaan atau kepentingan nasional. Ini membantu perusahaan dalam mengurangi penumpukan arsip yang tidak lagi relevan, sambil tetap mempertahankan dokumen penting untuk keperluan hukum atau historis.

Pada intinya, PP No. 87/1999 memberikan kerangka kerja yang jelas dan terstruktur untuk pemusnahan dokumen perusahaan, menyeimbangkan kebutuhan untuk memelihara informasi yang relevan dan penting dengan kebutuhan untuk mengurangi beban penyimpanan dokumen yang tidak lagi diperlukan. Regulasi ini menunjukkan pengakuan pemerintah atas pentingnya pengelolaan informasi yang bertanggung jawab dan memastikan bahwa perusahaan di Indonesia dapat mengelola arsip mereka dengan cara yang efisien, aman, dan sesuai dengan ketentuan hukum.

Dengan menerapkan regulasi ini, Indonesia mengambil langkah penting dalam memastikan bahwa ekosistem informasi perusahaannya tidak hanya efisien dan teratur tetapi juga aman dan bertanggung jawab. Ini membuktikan komitmen negara terhadap pemeliharaan warisan informasi dan penjaminan akses ke informasi yang berkualitas dan dapat dipercaya bagi generasi mendatang.