“Proses digitalisasi arsip dapat dilakukan dengan lebih efisien dan optimal jika dilakukan pemilahan dokumen sebelumnya. Pemilahan ini akan membantu Anda untuk menentukan dokumen mana yang masih digunakan dan mana yang tidak serta memudahkan dalam penamaan dokumen setelah proses digitalisasi.”

Untuk memulai proses digitalisasi arsip, Anda perlu melakukan pemilahan terlebih dahulu. Pemilahan ini akan membantu Anda untuk menentukan dokumen mana yang masih digunakan dan mana yang tidak, serta memudahkan dalam penamaan dokumen setelah proses digitalisasi. Namun, sebelum melakukan pemilahan, Anda perlu mengetahui tentang daur hidup arsip yang Anda miliki.

Daur hidup arsip terdiri dari 4 proses, yaitu penciptaan atau penerimaan, penggunaan, penyimpanan dan penyusutan, dan pemusnahan dokumen. Penciptaan arsip adalah kegiatan membuat rekaman kegiatan atau peristiwa dalam bentuk dan media apapun. Penggunaan arsip dilakukan oleh atasan dan karyawan baik dari dalam maupun luar organisasi. Penyimpanan dan penyusutan merupakan kegiatan untuk menjaga dokumen dan arsip yang masih memiliki nilai guna hingga habis masa retensinya. Pemusnahan dokumen dilakukan setelah masa retensi atau penyusutan habis dengan cara yang benar.

Setelah memahami daur hidup arsip, Anda perlu mengetahui manfaat dari pemilahan sebelum melakukan digitalisasi. Pemilahan arsip perlu dilakukan untuk setiap arsip yang dimiliki, baik yang termasuk dalam kategori arsip aktif maupun arsip inaktif. Proses ini penting untuk memastikan bahwa dokumen yang di-digitalisasi masih memiliki nilai guna dan tidak di-digitalisasi secara sia-sia.

Pemilahan dokumen sebelum melakukan digitalisasi arsip sangat penting untuk dilakukan. Berikut adalah beberapa manfaat yang akan Anda dapatkan dari pemilahan ini:

1. Tentukan nilai dari dokumen, dengan pemilahan dokumen sebelum digitalisasi, Anda dapat menentukan skala prioritas atau nilai dari dokumen itu sendiri. Hal ini akan membantu Anda dalam menentukan format tertentu yang sesuai dengan nilai dokumen tersebut.
2. Mengetahui jadwal retensi arsip (JRA), pemilahan dokumen sebelum digitalisasi akan membantu Anda untuk mengetahui jadwal retensi arsip. Hal ini akan memudahkan Anda dalam menentukan apakah arsip tersebut masih memiliki nilai guna atau sudah habis masa retensinya.
3. Mempermudah Indexing dokumen, dengan pemilahan dokumen sebelum digitalisasi, Anda dapat mempermudah proses indexing dokumen. Hal ini akan memudahkan karyawan yang melakukan digitalisasi agar tidak tercampur dengan dokumen divisi lain, sehingga proses indexing menjadi rapi dan terukur.
4. Hemat waktu pekerjaan, arsip yang telah dipilah terlebih dahulu akan sangat menghemat waktu yang dibutuhkan dalam proses digitalisasi, sehingga proses digitalisasi menjadi lebih cepat dan efisien.
5. Mengurangi risiko kehilangan dan tercecer, dengan melakukan pemilahan arsip sebelum digitalisasi, Anda dapat memastikan bahwa semua dokumen tetap aman dan informasi yang terdapat di dalamnya masih dapat terbaca. Hal ini akan mengurangi risiko kehilangan dan tercecer selama proses digitalisasi.

Chayra Bisnis