Bagaimana penerapan cara pemusnahan arsip dalam sebuah kantor? Kantor lembaga dan perusahaan pasti berkaitan erat dengan pengarsipan dan teknik pemusnahan arsip. Tetapi mengapa arsip harus dimusnahkan?

Arsip merupakan dokumen yang memiliki nilai guna yang sangat penting keberadaannya bagi pemilik/pengelola arsip tersebut. Namun, arsip juga memiliki “masa hidup” yang jika sudah habis, maknanya arsip tersebut sudah tidak diperlukan lagi.

Contohnya seperti dokumen yang bersifat periodik (harian, mingguan, bulanan, dan tahunan). Syarat pemusnahan arsip biasanya setelah 5 atau 10 tahun, dokumen tersebut sudah tidak diperlukan lagi karena sudah tidak relevan dengan kebutuhan administratif kantor saat ini.

Namun, arsip tidak bisa dibuang begitu saja, karena arsip merupakan dokumen yang memiliki informasi berharga di dalamnya. Itulah mengapa arsip yang sudah tidak dibutuhkan/digunakan lagi wajib dimusnahkan sesuai dengan SOP pemusnahan arsip.

4 Teknik Pemusnahan Arsip

Buat anda yang sering jajan gorengan, pasti pernah dong menerima bungkus gorengan hasil fotokopi dokumen penting? Ada kemungkinan dokumen tersebut penting dan berisi informasi pribadi tapi malah tersebar hingga dijadikan bungkus gorengan. Waduh, bahaya ya!

Inilah mengapa arsip yang sudah tidak terpakai lagi wajib dimusnahkan untuk akhirnya dibuang. Apa saja metode pemusnahan arsip? Berikut 4 cara teknik pemusnahan arsip yang bisa diterapkan.

1. Mencacah Arsip

Teknik yang paling umum untuk memusnahkan arsip adalah dengan mencacah arsip yang umumnya dokumen dengan bentuk fisik kertas. Mencacah/memotong dokumen menjadi ukuran yang lebih kecil-kecil sehingga tidak dapat terbaca dengan mudah.

Teknik mencacah arsip bisa dilakukan dengan menggunakan mesin pencacah kertas. Mesin ini umum dimiliki di kantor-kantor lembaga atau perusahaan. Setelah dicacah barulah sampah arsip dapat dibuang.

2. Teknik Pulping

Selanjutnya ada juga teknik pemusnahan arsip pulping, yakni memusnahkan arsip berupa kertas dengan dijadikan bubur. Jadi, arsip yang sudah kadaluarsa dimasukan ke dalam wadah kemudian dituang dengan air.

Kemudian diaduk atau didiamkan sampai arsip hancur dan menjadi bubur kertas. Setelah itu barulah didaur ulang sehingga memiliki nilai guna.

3. Teknik Chemical Destruction

Teknik chemical destruction merupakan salah satu cara untuk memusnahkan arsip dengan bantuan zat kimia. Teknik pemusnahan ini harus dilakukan secara hati-hati karena zat kimia yang digunakan juga bisa melukai manusia.

Adapun zat yang umumnya digunakan adalah Asam Nitrat, yakni cairan korosif yang tidak berwarna dan bisa menyebabkan luka bakar bila terkena kulit manusia. Cara ini kurang ramah lingkungan dibandingkan dengan teknik dokumen pemusnahan arsip lainnya.

4. Membakar/Mengubur Arsip

Teknik yang terakhir adalah dengan membakar atau mengubur dokumen arsip. Cara ini juga cukup sering diterapkan, karena mudah dan tidak menghabiskan banyak biaya. Selain itu juga sampah arsip tidak tersisa jika dibakar. Abunya cukup dikubur di dalam tanah.

Ada juga yang menerapkan penguburan arsip kertas yang sudah kadaluarsa. Kertas dihasilkan dari pohon jadi tidak akan berdampak buruk bagi tanah. Namun, penting untuk mengingat/memilih tempat mengubur arsip agar tidak diketahui.

Tujuan pemusnahan arsip dilakukan agar informasi penting dan pribadi yang terkandung dalam arsip tidak bocor, dan tentunya arsip tersebut tidak disalahgunakan oleh pihak lain yang bisa memberikan dampak merugikan.

Penutup

Jika anda membutuhkan mitra profesional untuk menangani masalah kearsipan, anda bisa menghubungi Chayra Solusi Arsip. Chayra Solusi Arsip mengedepankan pelayanan terbaik dan solutif bagi semua kliennya!

Sekian pembahasan artikel kali ini mengenai 4 teknik pemusnahan arsip yang sesuai agar informasi pada arsip tidak tersebar dan disalahgunakan. Semoga bermanfaat!

Chayra Bisnis