“Kisah Andre Kuik yang berhasil bertemu dengan ibu kandungnya setelah 40 tahun terpisah berkat bantuan dari sebuah yayasan bernama Mijn Roots. Yayasan ini mengandalkan pada arsip untuk mempertemukan anak-anak hasil adopsi dengan keluarga asli mereka.”

Kisah mengharukan Andre Kuik yang berhasil bertemu dengan ibu kandungnya setelah 40 tahun terpisah, dituturkan dalam sebuah artikel yang diterbitkan oleh BBC Indonesia pada bulan Mei 2018 silam. Andre Kuik, yang berdarah Indonesia tetapi berkewarganegaan Belanda, berhasil menemukan orang tua dan saudara-saudaranya di Lampung berkat bantuan dari sebuah yayasan bernama Mijn Roots.

Mijn Roots adalah sebuah yayasan yang didirikan pada tahun 2015 dengan misi membantu anak-anak hasil adopsi untuk bertemu dengan keluarga asli mereka. Yayasan ini dibentuk oleh Christine Verhaagen dan Ana van Keulen, yang juga merupakan anak-anak hasil adopsi yang terpisah dari keluarga asli mereka.

Dalam menjalankan misinya, Mijn Roots sangat mengandalkan pada bukti dokumen atau lazim juga disebut arsip. Dalam kasus Andre Kuik, misalnya, Mijn Roots berhasil mempertemukan Andre dengan keluarganya berkat dokumen adopsi. Dari dokumen itulah terungkap bahwa Andre ternyata diadopsi oleh pasangan suami istri asal Belanda sejak usia sekitar 4 bulan.

Kisah Andre Kuik dan sepak terjang Mijn Roots telah menunjukkan betapa besar manfaat arsip bagi kehidupan manusia. Menurut buku “Manajemen Kearsipan Modern” karya Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, nilai manfaat arsip antara lain: informasi; administrasi; hukum; sejarah; ilmiah; keuangan; dan pendidikan. Sementara, mengutip buku “Manajemen Kearsipan: Untuk Organisasi Publik, Bisnis, Sosial, Politik, dan Kemasyarakatan” karya Sambas Ali Muhidin dan Hendri Winata, fungsi arsip sebagai sumber informasi antara lain: (i) Mendukung proses pengambilan keputusan; (ii) Menunjang proses perencanaan demi tercapainya tujuan yang telah ditetapkan; (iii) Mendukung pelaksanaan pengawasan; (iv) Sebagai alat pembuktian, terutama dalam konteks proses pengadilan; (v) Sebagai memori atau dokumentasi yang berkaitan dengan segala aktivitas sebuah organisasi; (vi) Digunakan untuk kepentingan publik dan ekonomi.

Arsip adalah kumpulan dokumen, lisan, atau gambar yang dari masa lalu yang disimpan dalam bentuk tulis, elektronik, atau media lain. Arsip sering dikeluarkan oleh instansi resmi dan disimpan di tempat khusus untuk referensi dan dokumentasi. Definisi lain dari arsip adalah tempat penyimpanan berkas sebagai cadangan atau dokumentasi dari penerbitan pers seperti guntingan-guntingan surat kabar, bahan referensi, dan foto.

Menurut UU 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, definisi arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

 Arsip merupakan istilah yang cukup dikenal di kalangan masyarakat, namun definisi resmi arsip bukan sekadar dokumen tertulis sebagaimana yang selama ini dipahami oleh masyarakat. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), arsip adalah dokumen tertulis, lisan, atau bergambar dari waktu yang lampau yang disimpan dalam media tulis atau elektronik, biasanya dikeluarkan oleh instansi resmi dan disimpan dan dipelihara di tempat khusus untuk referensi.

Akar katanya, arsip berasal dari kosa kata Bahasa Inggris “Archive”, yang kemudian dapat ditelusuri dari silsilah akar katanya seperti “Archif” dari Bahasa Perancis, “Archīum” atau “archīvum” dari Bahasa Latin, dan “Arkheion” dari Bahasa Yunani kuno.

Secara garis besar, arsip dibagi menjadi dua jenis yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Pembagian lebih lanjut dari arsip dinamis meliputi arsip vital, arsip aktif, dan arsip inaktif. Sedangkan arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai kesejarahan, telah habis retensinya, dan ditetapkan sebagai arsip dipermanenkan yang telah diverifikasi oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.

Dalam lingkup BUMN dan BUMD, arsip dinamis dikelompokkan menjadi dua jenis, yaitu arsip terjaga dan arsip umum. Perbedaan utama antara kedua jenis arsip ini adalah tingkat kerahasiaan yang dimiliki. Arsip terjaga dianggap rahasia karena berkaitan dengan keberlangsungan hidup bangsa dan negara.

Kearsipan memiliki posisi yang sangat penting di Indonesia. Hal ini ditunjukkan oleh adanya UU Nomor 43 Tahun 2009 yang secara khusus mengatur tentang kearsipan. Sejarah peraturan kearsipan di Indonesia sudah mulai dari tahun 1971 dengan UU Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan.

Selain itu, ada Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) yang bertugas khusus dalam mengelola bidang kearsipan. Sejarah ANRI cukup panjang, mulai dari era kolonial hingga saat ini. ANRI telah melalui beberapa transformasi nomenklatur, mulai dari Landsarchief pada tahun 1892, Arsip Nasional pada tahun 1959-1967, dan akhirnya menjadi Arsip Nasional Republik Indonesia sejak tahun 1967.

ANRI memiliki peran yang cukup penting dalam menjaga dan melestarikan arsip-arsip penting yang ada di Indonesia. Dokumen-dokumen yang disimpan di ANRI dianggap sebagai warisan sejarah yang penting bagi negara dan bangsa Indonesia. ANRI juga membantu dalam memudahkan akses informasi yang diperlukan oleh masyarakat, baik itu dari segi ilmu pengetahuan, sejarah, hukum, maupun kepentingan bisnis.

Chayra Bisnis