Solusi Atasi Enam Masalah Klasik dalam Pengelolaan Dokumen non-Digital

“Perusahaan harus menyadari bahwa sistem pengelolaan dokumen konvensional rentan menimbulkan masalah seperti ketidakteraturan, kesulitan dalam pencarian, kerusakan, biaya tinggi, keterlambatan, dan resiko kehilangan dokumen penting. Beralih ke sistem pengelolaan dokumen digital akan mengurangi risiko tersebut dan membuat proses bisnis lebih efektif dan produktif.”

Pada era teknologi saat ini, masih ada perusahaan yang belum menerapkan sistem pengelolaan dokumen digital. Mereka lebih nyaman dengan sistem pengelolaan dokumen konvensional yang bertumpu pada dokumen berbasis kertas. Namun, perusahaan ini harus menyadari bahwa sistem pengelolaan dokumen konvensional rentan menimbulkan masalah seperti: ketidakteraturan dokumen, kesulitan dalam pencarian dokumen, kerusakan dokumen, biaya tinggi untuk penyimpanan fisik, keterlambatan dalam proses bisnis, dan resiko kehilangan dokumen penting. Oleh karena itu, perusahaan harus mempertimbangkan untuk beralih ke sistem pengelolaan dokumen digital yang lebih aman dan efisien.

Akan tetapi jika perusahaan memutuskan untuk tidak atau belum menerapkan sistem pengelolaan dokumen digital, maka perlu mereka disadari adalah sistem pengelolaan dokumen konvensional itu rentan dihinggapi sejumlah masalah klasik.

Berikut ini 6 (enam) masalah klasik tersebut:

Salah satu masalah utama yang dihadapi oleh perusahaan yang masih menggunakan sistem konvensional adalah masalah waktu. Proses pengelolaan dokumen konvensional memerlukan waktu yang lebih lama dibandingkan dengan sistem digital. Hal ini karena dokumen masih berbentuk fisik dan harus dikirim secara manual, seperti mengirimkannya melalui kurir. Sistem digital, di sisi lain, menawarkan kecepatan dan efisiensi dalam pengiriman dokumen. Dokumen dapat dikirim dengan cepat melalui internet, seperti email, sehingga waktu kerja menjadi lebih efektif dan produktif. Perusahaan yang masih belum beralih ke sistem digital harus sadar akan masalah ini dan berpikir untuk segera mengubah sistem pengelolaan dokumen mereka.

Sistem pengelolaan dokumen digital memiliki tingkat keamanan yang lebih tinggi dan dapat mengurangi risiko human error. Dalam sistem ini, peran manusia hanya sebagai pengguna yang mengoperasikan teknologi komputer, sementara proses pembuatan, penyuntingan, penyimpanan, dan distribusi dokumen dikendalikan oleh sistem yang dapat mengantisipasi kesalahan. Teknologi komputer juga dapat mengembalikan dokumen yang terhapus secara sengaja atau tidak. Hal ini membuat sistem pengelolaan dokumen digital lebih aman dan efisien dibandingkan dengan sistem konvensional.

Sistem pengelolaan dokumen digital juga menawarkan keamanan yang lebih canggih, seperti enkripsi dan autentikasi yang dapat melindungi dokumen rahasia dari akses yang tidak sah. Selain itu, sistem pengelolaan dokumen digital juga dapat dilengkapi dengan fitur audit trail yang dapat memantau aktivitas akses dan perubahan pada dokumen rahasia, sehingga dapat mengejar pelaku yang melakukan akses yang tidak sah. Dengan begitu, dokumen rahasia akan lebih aman dan terlindungi dari akses yang tidak sah.

Sistem pengelolaan dokumen konvensional sangat terbatas dalam hal editing. Jika sebuah dokumen ingin diubah, harus ditulis ulang dari awal, yang memakan waktu dan tenaga. Sistem pengelolaan dokumen digital, sebaliknya, memungkinkan penyuntingan dokumen dengan mudah dan cepat. Aplikasi-aplikasi yang tersedia membuat kita dapat mengubah dokumen dengan cepat dan efisien tanpa harus menulis ulang dari awal.

Masalah yang mungkin terjadi dalam proses penyuntingan adalah masalah ragam versi. Ketika sebuah dokumen diubah berkali-kali, maka otomatis akan muncul berbagai versi dari dokumen tersebut. Dokumen versi awal pasti berbeda dengan dokumen versi perubahan pertama, dan seterusnya, sehingga ini berpotensi menimbulkan masalah. Namun, masalah ini kemungkinan besar tidak akan terjadi dalam sistem pengelolaan dokumen digital karena kecanggihan sistem komputer dapat mengatasinya. Misalnya, dengan menggunakan aplikasi Microsoft Word, kita dapat dengan mudah memberi nama dokumen yang telah diubah untuk membedakannya dengan dokumen asli.

Masalah lain yang mungkin terjadi dalam proses pengelolaan dokumen adalah masalah akses. Kecepatan dan kemudahan akses merupakan keunggulan utama yang ditawarkan oleh sistem pengelolaan dokumen digital. Dalam sistem ini, tidak ada kendala ruang dan waktu seperti yang terjadi pada sistem pengelolaan dokumen konvensional. Kita dapat mengakses dokumen yang dikelola secara digital dimanapun dan kapanpun. Setiap perusahaan tentunya tidak ingin kegiatan bisnisnya dipusingkan dengan masalah-masalah klasik seperti yang dijelaskan di atas. Dampaknya tidak hanya menghambat pertumbuhan perusahaan, tetapi juga berpotensi menimbulkan kerugian. Oleh karena itu, beralih ke sistem pengelolaan dokumen digital adalah suatu keharusan. Ada banyak cara untuk menuju ke sana, dan perusahaan harus memilih yang paling sesuai dengan kebutuhan mereka.

Apakah Anda ingin mengatasi masalah-masalah dalam pengelolaan dokumen di perusahaan Anda? Salah satu cara untuk mencapai tujuan tersebut adalah dengan menggunakan jasa profesional dan berpengalaman dalam pengelolaan dokumen seperti Chayra Bisnis.

Layanan kami tidak hanya terbatas pada Pembenahan Arsip, tetapi juga Penyediaan Kotak Arsip, Alih Wujud Arsip, dan Pelatihan Manajemen Arsip. Bagaimana? Tertarik untuk mencoba layanan Chayra Bisnis? Silakan tinggalkan pesan untuk kami dan kami akan segera menghubungi Anda untuk memberikan solusi terbaik bagi perusahaan Anda. Jangan tunggu lagi, segera atasi masalah pengelolaan dokumen Anda dengan bantuan kami.