Adanya penumpukan arsip tidak baik karena memenuhi tempat dan pengelolaan kurang maksimal sehingga perlu dimusnahkan. Pemusnahan arsip dapat dilakukan oleh unit kearsipan setelah mendapatkan persetujuan dan sesuai prosedur yang berlaku.

Penjelasan Pemusnahan Arsip dapat Dilakukan oleh

Dokumen yang bertambah setiap hari menimbulkan permasalahan sendiri. Ruangan penyimpanan arsip semakin penuh dan membutuhkan biaya berlebih untuk pengelolaannya sehingga membutuhkan pemusnahan arsip.

Pemusnahan arsip adalah upaya, kegiatan atau tindakan untuk menghancurkan arsip baik fisik atau identitas yang melekat dalam arsip. Pemusnahan dilakukan dengan total agar tidak bisa dikenali kembali bentuknya.

Pemusnahan mengikuti proses dan prosedur tertentu, jika telah memenuhi syarat, maka pemusnahan dapat dilakukan segera. Adapun pihak yang memusnahkan biasanya adalah unit kearsipan bersangkutan.

Prosedur Pemusnahan Arsip

Tujuan pemusnahan arsip agar dokumen menyusut dan efisien. Akan ada lebih banyak arsip yang datang sehingga harus segera melakukan penyusutan pada arsip yang sudah layak dimusnahkan.

Pelaksanaan pemusnahan arsip dapat dilakukan oleh pihak terkait dengan tahapan tertentu. Secara umum, pemusnahan arsip bisa dilakukan dengan cara berikut ini.

1. Pemeriksaan

Langkah awal melakukan pemeriksaan terlebih dahulu apakah arsip telah habis nilai gunanya. Pedoman yang berlaku pada JRA (Jadwal Retensi Arsip). Pemeriksaan harus teliti sehingga arsip yang akan dimusnahkan benar dan sesuai aturan.

2. Pembuatan Arsip Usul Musnah

Membuat daftar arsip sebagai usul musnah dan penjelasan dari arsip tersebut. Daftarnya antara lain nomor, jenis arsip, jumlah, tahun, perkembangan dan keterangan.

3. Membentuk Panitia Pemusnahan

Panitia arsip sebaiknya yang berkaitan dengan pengurusan arsip, di antaranya:

• Unit pengelola arsip
• Unit pengamanan
• Unit hukum dan undang-undang

Panitia lengkap dan sesuai dengan kriteria untuk meminimalisir kesalahan. Jika telah ahli dalam bidangnya maka prosedur pemusnahan diharapkan berlangsung aman dan benar.

4. Penilaian

Selanjutnya arsip usul musnah akan dinilai oleh tim penilaian. Penilaian dengan melihat secara langsung arsip yang dimaksud dan penjelasan tentang arsip dan dokumen tersebut.

5. Persetujuan Pemusnahan

Selanjutnya adalah persetujuan dari arsip yang akan dimusnahkan berdasarkan dokumen usul musnah. Persetujuan setelah melakukan penilaian arsip yang dimaksud. Kemudian pimpinan perusahaan, organisasi atau instansi terkait melakukan persetujuan untuk pemusnahan arsip.

6. Pelaksanaan

Pada tahap pelaksanaan pemusnahan arsip harus sesuai syarat dan aturan, antara lain:

• Tujuan utama adalah arsip hancur atau musnah secara fisik.
• Informasi terkait apapun dalam arsip tersebut musnah dan tidak dapat dilihat lagi.
• Saat pemusnahan disaksikan minimal 2 pejabat dari unit kerja bidang hukum dan atau pengawasan.
• Berita acara lengkap dengan penandatanganan arsip musnah.

Prosedur tersebut agar tatalaksana pemusnahan arsip memang telah resmi dan sesuai aturan.

7. Membuat Berita Acara

Pemusnahan arsip telah sah dengan pembuatan kelengkapan berupa DPA (Daftar Pertelaan Arsip) dan BA (Berita Acara). Semua surat wajib ditandatangani pihak terkait yaitu pimpinan unit pengarsipan, pimpinan unit pengolah arsip dan saksi.

Penutup

Membutuhkan 7 proses lumayan panjang dalam pemusnahan arsip. Namun, semuanya menjadi mudah karena ada jasa layanan tentang pemusnahan arsip dari Chayra Solusi Arsip.

Jika pemusnahan arsip dilakukan oleh ahlinya semua lebih mudah dan praktis. Perlu diingat juga jika pemusnahan arsip dapat dilakukan oleh unit kearsipan sesuai prosedur yang berlaku dan benar.

Chayra Bisnis