Restorasi arsip adalah salah satu tindakan penting dalam dunia kearsipan. Kumpulan dokumen penting yang diarsip berperan penting bagi perusahaan, sehingga perlu adanya perawatan arsip secara teliti, seperti restorasi dan preservasi.
Meski tindakan ini penting dan perlu diterapkan untuk dokumen penting, tidak sedikit perusahaan yang masih awam dengan istilah ini. Apa itu restorasi arsip? Bagaimana cara perawatan arsip dengan restorasi? Apa bedanya dengan preservasi?
Apa Itu Restorasi dan Preservasi Arsip?
Dalam dunia kearsipan, Anda akan mendengar istilah preservasi dan restorasi arsip kertas yang sama-sama bertujuan untuk merawat, melindungi, dan menjaga dokumen perusahaan. Beberapa perusahaan yang masih awam dengan tindakan preservasi dan restorasi tentunya akan lebih sering membuat kesalahan dalam pengelolaan arsip. Oleh karena itu, pengetahuan akan tindakan pemeliharaan dan perawatan arsip sangat diperlukan bagi setiap perusahaan.
Pada dasarnya, restorasi arsip adalah suatu tindakan penyelamatan arsip dokumen yang telah rusak. Jadi, proses restorasi dilakukan dengan sesegera mungkin agar dapat mengembalikan dokumen yang telah rusak menjadi ke bentuk aslinya.
Dalam kondisi tertentu, restorasi juga menggunakan proses penambahan jumlah material baru agar dapat mengembalikan bentuk dokumen aslinya secara maksimal karena bagaimanapun juga dokumen tersebut telah mengalami kerusakan.
Jadi, dalam artian lain, restorasi kertas dilakukan untuk memperbaiki dan mengembalikan bentuk asli suatu dokumen yang telah rusak.
Ini tentu berbeda dengan tindakan preservasi. Preservasi arsip merupakan proses pengendalian arsip statis yang efektif, sistematis, dan efisien yang melibatkan pengolahan, akuisisi, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan dalam suatu organisasi perusahaan.
Dalam praktiknya, preservasi melibatkan 2 metode, yaitu preservasi preventif yang bertujuan mencegah rusaknya sebuah dokumen, dan preservasi kuratif yang bertujuan untuk merawat arsip dengan memperhatikan keutuhan informasi di dalamnya.
Benarkah Restorasi Arsip Adalah Tindakan Pemeliharaan yang Tepat?
Tidak usah khawatir jika Anda mendapati dokumen penting perusahaan telah rusak, baik karena faktor internal maupun eksternal. Pada umumnya, arsip yang sudah rusak bisa Anda perbaiki dengan cara restorasi kertas. Meskipun sebenarnya lebih baik mengambil tindakan pencegahan.
Akan lebih baik jika Anda juga memaksimalkan tindakan pemeliharaan dan perawatan arsip agar dapat meminimalkan kemungkinan kerusakan pada arsipan, yaitu tindakan preservasi. Inilah pentingnya perawatan dan pemeliharaan arsip dalam perusahaan.
Pada umumnya, arsip yang telah rusak dapat Anda perbaiki dengan memberikannya ke Badan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Dengan syarat dan ketentuan berlaku tentunya. Hal ini karena tidak semua dokumen bisa direstorasi lagi.
Contoh dokumen penting yang bisa direstorasi adalah berkas yang rusak karena dampak bencana alam, seperti kerusakan akibat banjir dan tanah longsor. Beberapa dokumen yang dapat direstorasi juga meliputi Kartu Keluarga, ijazah, akta perkawinan, KTP, dan dokumen lainnya.
Untuk perusahaan sendiri, kategori arsip yang bisa direstorasi adalah semua jenis arsip penting perusahaan, kecuali arsip vital perusahaan sesuai dengan Pasal 1 Ayat 4 UU No. 43 Tahun 2009.
Nah, untuk lebih mudah memahaminya, berikut ada beberapa jenis arsip yang tidak bisa direstorasi :
- Tulisan atau informasi dalam arsip rontok atau tidak bisa terbaca
- Fisik dokumen hancur
- Tinta pada dokumen luntur
Cara Restorasi Kertas Arsip yang Wajib Diketahui
Ada beberapa cara restorasi atau perawatan arsip yang harus Anda ketahui, seperti membersihkan kotoran pada arsip (meliputi jamur, lumpur, dan sebagainya) dengan larutan Benzena, deasidifikasi dengan menetralkan asam menggunakan bahan buffer, dan lainnya.
Dengan memahami beberapa cara restorasi atau perawatan arsip yang telah disebutkan di atas, Anda akan mampu menjaga dan memulihkan kondisi kertas arsip dengan efektif.
Ingin kantor Anda lebih rapi dan teratur? Jangan biarkan arsip-arsip berantakan mengganggu produktivitas Anda! Chayra Solusi Arsip siap membantu Anda melakukan penataan arsip dengan cara yang efektif dan efisien.
Jangan biarkan arsip kantor menjadi masalah yang mengganggu kinerja Anda. Hubungi Chayra Solusi Arsip sekarang dan rasakan sendiri manfaat dari penataan arsip yang efektif!
