“Arsiparis adalah profesional di bidang kearsipan yang memiliki tugas dan tanggung jawab dalam melaksanakan kegiatan kearsipan di instansi/lembaga. Namun, menjadi arsiparis tidak hanya memerlukan kompetensi teknis saja, tetapi juga karakter pribadi yang kuat.”

Menjadi arsiparis memerlukan kompetensi khusus di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pelatihan. Sesuai dengan UU No. 43 Tahun 2009 dan Permenpan No. 48 Tahun 2014, arsiparis memiliki tugas dan tanggung jawab dalam melaksanakan kegiatan kearsipan di instansi/lembaga.

Namun, menjadi arsiparis tidak hanya memerlukan kompetensi teknis saja, tetapi juga karakter pribadi yang kuat. Arsiparis harus memiliki semangat integritas yang tinggi dan tanggung jawab yang besar sebagai pengelola informasi, penjaga, dan pemelihara warisan budaya nasional untuk kepentingan generasi sekarang dan masa depan.

Peran arsiparis dalam pengelolaan arsip adalah sebagai pengelola yang menjaga akuntabilitas dari koleksi, mempromosikan arsip agar dikenal oleh pengguna dan menciptakan arsip yang otentik sebagai bahan pertanggungjawaban dan alat bukti yang sah. Tugas pokok dan fungsinya dalam instansi/lembaga juga merupakan bagian dari perannya dalam pengelolaan arsip. Selain itu, arsiparis juga berperan dalam mengelola arsip secara efisien dan efektif dengan menyediakan sistem pengelolaan arsip yang baik serta menjamin keamanan dan ketersediaan arsip bagi pengguna yang berkepentingan.

Sebagai profesional di bidang kearsipan, arsiparis memiliki peran yang sangat penting dalam mengelola arsip yang dimiliki oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, dan organisasi kemasyarakatan. Fungsi dan tugas arsiparis meliputi menjaga terciptanya arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah, menjamin keamanan dan keselamatan arsip, menyediakan informasi untuk meningkatkan kualitas pelayanan publik, dan lain sebagainya.

Untuk dapat melaksanakan tugas dan fungsi tersebut, arsiparis memiliki kewenangan seperti menutup penggunaan arsip yang merusak keamanan informasi dan fisik arsip, menutup penggunaan arsip yang tidak berhak, dan melakukan penelusuran arsip pada pencipta arsip dalam rangka penyelamatan arsip.

Arsiparis memiliki peran penting dalam mengelola arsip di sebuah perusahaan atau organisasi. Kegiatan pokok yang dilakukan oleh arsiparis dapat dilihat dari lima bagian yaitu: Appraise, Acquire, Arrange and Describe, Preserve, dan Provide Access and Reference Service.

Pertama, arsiparis akan menentukan rekod mana yang memiliki nilai permanen dan harus dipelihara dan dipertahankan. Kemudian, arsiparis akan menambahkan arsip yang dipilih ke dalam khasanah arsip organisasi. Selanjutnya, arsiparis akan menata file dan menyiapkan finding aids untuk membantu pengguna dalam menemukan arsip. Selain itu, arsiparis juga bertanggung jawab dalam pelestarian arsip dengan menyimpan materi arsip ke dalam folder dan kotak yang acid free, dan berkonsultasi dengan ahli pelestarian dalam penanganan khusus arsip yang rusak. Terakhir, arsiparis akan mengupayakan agar khasanah arsip dapat dimanfaatkan oleh orang-orang yang membutuhkannya, baik arsip terbuka untuk umum atau terbatas hanya untuk peneliti atau staf organisasi.

Chayra Bisnis