“Optimalisasi manajemen kearsipan modern memerlukan pemahaman yang tepat tentang peran penting penyusutan arsip. Dengan melakukan penyusutan arsip secara terprogram dan sistematis, ruang penyimpanan arsip dapat dimanfaatkan secara efisien dan informasi yang terkandung di dalam arsip dapat lebih mudah diakses dan digunakan.”

Arsip merupakan rekaman informasi yang merekam setiap pelaksanaan kegiatan di instansi. Semakin banyak kegiatan yang dilakukan, semakin banyak arsip yang diciptakan, dan semakin tinggi tingkat pertumbuhan arsip. Oleh karena itu, tingkat pertumbuhan arsip yang tinggi harus diimbangi dengan penerapan sistem pengelolaan arsip yang sistematis dan sesuai dengan kaidah kearsipan.

Arsip yang tidak terkelola dengan baik akan menimbulkan permasalahan tersendiri di instansi. Arsip yang bertumpuk-tumpuk di ruang kerja tidaklah mencerminkan banyaknya kegiatan yang telah dilakukan. Sebaliknya, itu menandakan pengelolaan arsip yang tidak berjalan dengan baik, dari penciptaan arsip hingga disusutkan.

Sayangnya, pemahaman tentang pengelolaan arsip masih tidak memadai. Seringkali pemahaman mengenai pengelolaan arsip hanya sebatas penataan arsip dan penyimpanannya. Padahal penting juga untuk memahami dan memperhatikan mengenai pengertian dan tujuan penyusutan arsip serta pentingnya penyusutan arsip sesuai prosedur yang benar.

Tindakan pengurangan arsip masih dilakukan dengan cara menjual arsip di pengepul kertas, yang tidak sesuai dengan aturan yang ada. Informasi yang terkandung di dalam arsip masih dapat dibaca. Selain itu, arsip yang masih memiliki nilai guna juga terjual karena pengurangan arsip dilakukan tanpa melaksanakan penyeleksian dan penilaian terlebih dahulu.

Kegiatan penyusutan arsip benar-benar terpinggirkan di pencipta arsip. Padahal, perlu dipahami bahwa paradigma baru dalam manajemen arsip (pengelolaan arsip) sejalan dengan kebutuhan manajemen modern terhadap peningkatan efisiensi dan pemanfaatan teknologi informasi dalam kearsipan.

Penyelenggaraan kearsipan yang berorientasi pada tujuan kearsipan bukan hanya semata-mata untuk penyelamatan arsip, tetapi juga bertumpu pada optimalisasi pendayagunaan informasi arsip. Pendayagunaan informasi arsip dapat dilakukan dengan melaksanakan penyusutan arsip secara terprogram.

Peran Penyusutan Arsip dalam Manajemen Arsip

Esensi dari penyusutan arsip adalah mengelola arsip sesuai dengan asas penyimpanan arsip sehingga pada pencipta arsip yang bersangkutan terdapat pengelolaan arsip secara efisien. Sehingga semua arsip yang ada masih memiliki nilai guna yang terkait dengan fungsi instansi pencipta arsip yang bersangkutan.

Pelaksanaan program penyusutan arsip diharapkan dapat berjalan dengan baik dengan dikeluarkannya Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan ditindaklanjuti dengan Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Kearsipan. Dalam undang-undang tersebut, diatur mengenai pengaturan kearsipan, penyimpanan, pemeliharaan, pengamanan, dan penggunaan arsip pemerintah dan swasta.

Selain itu, peraturan pemerintah tersebut juga mengatur mengenai penyusutan arsip yang dapat dilakukan oleh lembaga penyimpanan arsip. Penyusutan arsip merupakan proses pengurangan jumlah arsip yang tidak perlu disimpan lagi, karena telah mencapai batas usia simpan atau karena arsip tersebut tidak memiliki nilai guna atau historis yang signifikan.

Penyusutan arsip sangat penting dilakukan untuk mengurangi beban penyimpanan arsip yang tidak perlu, sehingga ruang penyimpanan arsip dapat dimanfaatkan secara lebih efisien. Selain itu, dengan melakukan penyusutan arsip secara rutin, akan memudahkan pengelolaan arsip yang tersimpan, sehingga arsip yang masih relevan dan penting dapat lebih mudah diakses dan ditemukan.

Namun, dalam melakukan penyusutan arsip, lembaga penyimpanan arsip harus memperhatikan beberapa hal, seperti memastikan bahwa arsip yang akan disusutkan telah mencapai batas usia simpan dan tidak memiliki nilai guna atau historis yang signifikan. Selain itu, lembaga penyimpanan arsip juga harus melakukan pemilihan arsip yang akan disusutkan dengan cermat, sehingga tidak terjadi kesalahan dalam melakukan penyusutan.

Penyusutan arsip sangat penting dilakukan untuk mengurangi beban penyimpanan arsip yang tidak perlu, sehingga ruang penyimpanan arsip dapat dimanfaatkan secara lebih efisien. Selain itu, dengan melakukan penyusutan arsip secara rutin, akan memudahkan pengelolaan arsip yang tersimpan, sehingga arsip yang masih relevan dan penting dapat lebih mudah diakses dan ditemukan.

Namun, dalam melakukan penyusutan arsip, lembaga penyimpanan arsip harus memperhatikan beberapa hal, seperti memastikan bahwa arsip yang akan disusutkan telah mencapai batas usia simpan dan tidak memiliki nilai guna atau historis yang signifikan. Selain itu, lembaga penyimpanan arsip juga harus melakukan pemilihan arsip yang akan disusutkan dengan cermat, sehingga tidak terjadi kesalahan dalam melakukan penyusutan.

Perhatikan Pedoman Penyusutan Arsip

Dalam hal ini, Undang-Undang Kearsipan dan Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 telah memberikan pedoman mengenai prosedur penyusutan arsip yang harus dilakukan oleh lembaga penyimpanan arsip. Prosedur tersebut meliputi pemilahan, pemilihan, dan penilaian arsip yang akan disusutkan, serta penghapusan arsip yang telah mencapai batas usia simpan.

Pertama-tama, pemilahan arsip dilakukan untuk memisahkan arsip yang masih memiliki nilai guna dan arsip yang telah tidak memiliki nilai guna. Arsip yang masih memiliki nilai guna dapat disimpan atau dialihkan ke tempat penyimpanan arsip yang lebih baik. Sementara itu, arsip yang tidak memiliki nilai guna dapat disusutkan atau dihapus.

Kedua, pemilihan arsip yang akan disusutkan dilakukan dengan mempertimbangkan beberapa faktor seperti nilai arsip, umur arsip, frekuensi penggunaan, serta kondisi fisik dan keutuhan arsip. Arsip yang dipilih untuk disusutkan haruslah arsip yang tidak memiliki nilai historis, administratif, ataupun hukum.

Ketiga, penilaian arsip dilakukan untuk menentukan metode dan cara penyusutan yang akan dilakukan. Penilaian arsip dilakukan oleh tim penilai arsip yang akan memberikan rekomendasi mengenai metode dan cara penyusutan yang tepat untuk setiap jenis arsip yang akan disusutkan.

Keempat, penghapusan arsip yang telah mencapai batas usia simpan dilakukan dengan cara pembakaran, penghancuran, atau pembuburan. Penghapusan arsip harus dilakukan dengan hati-hati dan terdokumentasi dengan baik, sehingga tidak menimbulkan masalah di kemudian hari.

Dalam pelaksanaannya, prosedur penyusutan arsip harus dilakukan dengan cermat dan hati-hati, karena arsip yang disusutkan merupakan bagian dari warisan sejarah dan administrasi dari suatu organisasi bahkan negara yang harus tetap terjaga dan terpelihara dengan baik.

Pada intinya, pelaksanaan program penyusutan arsip adalah suatu langkah yang penting dalam pengelolaan arsip. Dalam menjalankan program tersebut, lembaga penyimpanan arsip harus memperhatikan aturan dan pedoman yang telah ditetapkan oleh pemerintah, dan melakukan pemilihan arsip yang akan disusutkan dengan cermat, sehingga arsip yang masih relevan dan penting dapat lebih mudah diakses dan ditemukan.

Dengan melakukan penyusutan arsip secara efektif, lembaga penyimpanan arsip dapat mengurangi beban penyimpanan arsip yang tidak perlu, serta memudahkan pengelolaan arsip yang tersimpan.