“Arsip sangat penting dalam tata kelola pemerintahan. Gerakan Nasional Tertib Arsip (GNSTA) membantu dalam memperkecil kesalahan dalam mengambil kebijakan, meningkatkan kapasitas dan kompetensi SDM kearsipan, serta menjamin kondisi yang baik untuk arsip yang disimpan.”

Arsip sangat penting karena dengan arsip, kita dapat melihat apa yang sudah dilakukan dan apa yang harus dilakukan. Ini adalah pendapat dari Eko Prasetyanto selaku Kepala Badan Strategi Kebijakan Dalam Negeri (BSKDN) saat membuka Rapat Kerja Nasional Bidang Kearsipan Tahun 2022. Arsip dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam merumuskan kebijakan, sehingga dengan tertib arsip akan meminimalisir kesalahan dalam merumuskan dan mengambil kebijakan.

Gerakan Nasional Tertib Arsip (GNSTA) adalah program dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) yang bertujuan untuk mendukung proses reformasi birokrasi dengan menciptakan tata kelola pemerintahan yang bersih, efektif, demokratis, terpercaya, akuntabel dan transparan baik di pusat maupun di daerah. Ada beberapa alasan mengapa tertib arsip penting bagi tata kelola pemerintahan, diantaranya:

1. Memperkecil kesalahan dalam mengambil kebijakan. Dengan adanya arsip, pemerintah dapat mempelajari kebijakan yang telah dilakukan pada periode sebelumnya. Dari situ, arsip dapat menjadi pedoman bagi pemerintah dalam mengambil setiap langkah kebijakan yang diambil. Ketertiban dalam pengelolaan arsip dapat mempermudah pemerintah untuk menuntaskan persoalan yang terjadi kemudian hari.
2. Peningkatan kapasitas dan kompetensi SDM kearsipan pada lembaga negara dan pemda. Dalam Peraturan Kepala Arsip Nasional Nomor 7 Tahun 2017 tentang Gerakan Nasional Tertib Arsip (GNSTA), tertib sumber daya manusia menjadi salah satu strategi khusus untuk mendorong tertib arsip. Pada peraturan tersebut diatur ketersediaan seorang arsiparis pada setiap lini pemerintahan dan pengalokasiannya berdasarkan analisis beban kerja pada setiap unit kerja. Disini tertib arsip juga bertujuan mendorong peningkatan kapasitas dan kompetensi SDM kearsipan.
3. Pengelolaan prasarana dan sarana kearsipan sesuai dengan standar kearsipan. Gerakan tertib arsip mendorong pengelolaan prasarana dan sarana kearsipan sesuai dengan standar kearsipan, seperti contoh pembangunan gedung arsip yang memenuhi standar keamanan, kebersihan dan kesehatan, serta menjamin kondisi yang baik untuk arsip-arsip yang disimpan di dalamnya. Dengan pengelolaan prasarana dan sarana kearsipan yang sesuai dengan standar, arsip-arsip akan lebih terjaga dan mudah diakses sehingga dapat digunakan sebagai referensi dalam pengambilan kebijakan.
4. Peningkatan partisipasi masyarakat. Gerakan Nasional Tertib Arsip (GNSTA) mendorong partisipasi masyarakat dalam pengelolaan, penyelamatan, penggunaan arsip, penyediaan sumber daya pendukung, serta penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan kearsipan, pengawasan, serta sosialisasi kearsipan pada lembaga negara dan penyelenggara pemerintahan daerah yang mendukung perilaku sadar tertib arsip.

Itulah sebabnya, tertib arsip sangat penting bagi tata kelola pemerintahan. Dengan tertib arsip, pemerintah dapat mempelajari kebijakan yang telah dilakukan sebelumnya dan dapat menjadi pedoman dalam mengambil setiap langkah kebijakan yang diambil. Ini akan mempermudah pemerintah dalam menyelesaikan masalah yang terjadi kemudian hari. Selain itu, peningkatan kapasitas dan kompetensi SDM kearsipan serta pengelolaan prasarana dan sarana kearsipan yang sesuai dengan standar kearsipan akan memperkuat tata kelola pemerintahan.

Chayra Bisnis