Apakah Anda pernah mendengar tentang arsip dinamis? Kali ini kita akan membahas mengenai prosedur pengelolaan arsip dinamis yang penting untuk diketahui. Hal ini akan membantu Anda mengelola arsip dengan lebih bertanggung jawab.

Apa Itu Arsip Dinamis?

Arsip dinamis adalah dokumen yang digunakan secara langsung dalam kegiatan tertentu. Dokumen tersebut akan disimpan dalam waktu tertentu. Arsip tersebut perlu dikelola dengan baik supaya tersusun rapi dan tidak hilang.

Proses pengelolaan arsip dapat dilakukan dengan mudah berdasarkan petunjuk arsip dinamis. Hal ini penting untuk diketahui supaya Anda bisa mengelola arsip dengan baik. Pastikan supaya arsip tersebut terklasifikasi berdasarkan fungsinya.

Fungsi arsip dinamis dapat digunakan untuk penyusunan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan. Selain itu, dapat digunakan untuk pelayanan ketatausahaan dalam lingkup administrasi negara.

Anda perlu mengetahui berbagai jenis arsip dinamis supaya bisa membedakannya dengan arsip stasis. Arsip dinamis contohnya arsip aktif dan arsip inaktif. Arsip aktif masih bisa digunakan bagi kelangsungan kerja, sedangkan aktif inaktif jarang digunakan.

Prosedur Pengelolaan Arsip Dinamis

Apa saja pengelolaan arsip? Penting bagi Anda untuk mengetahui tentang pengelolaan arsip yang baik. Pada arsip dinamis terdapat proses penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan. Anda perlu mempelajari setiap prosesnya dengan baik.

Berikut akan dijelaskan terkait prosedur pengelolaan arsip yang bisa Anda lakukan.

1. Penciptaan

Pertama akan dilakukan proses penciptaan arsip yaitu mulai dari proses pencatatan dan pendaftaran arsip yang dimiliki. Dalam proses ini akan dilakukan manajemen formulir supaya arsip yang dimiliki tersusun dengan rapi.

Selain itu, dilakukan proses tata naskah dinas untuk mengklasifikasi berbagai jenis arsip yang dimiliki. Semua arsip disusun berdasarkan klasifikasinya dan didaftarkan sebagai arsip yang penting. Sehingga keberadaan arsip tersebut dapat tercatat dan tersusun dengan rapi.

2. Penggunaan dan Pemeliharaan

Proses yang kedua adalah tahap penggunaan dan pemeliharaan arsip. Pada tahapan ini terdapat empat proses yang dilakukan sebagai upaya mengamankan keberadaan arsip. Pertama dilakukan proses pengurusan surat yang menunjukkan identitas arsip.

Selanjutnya akan dilakukan sistem pemberkasan dan penemuan kembali untuk memastikan bahwa semua arsip telah terkumpul. Sehingga bisa dipastikan bahwa tidak ada arsip yang hilang atau terselip.

Proses pengelolaan arsip dinamis selanjutnya yaitu program arsip vital. Hal ini dilakukan untuk mengetahui arsip-arsip penting yang bisa digunakan. Selain itu, untuk mengamankan arsip penting tersebut dengan baik.

Setelah arsip vital sudah dikumpulkan, maka akan dilakukan pengumpulan arsip inaktif. Supaya bisa dikondisikan sesuai dengan kebutuhan dan bisa dimusnahkan jika memang tidak bisa digunakan lagi.

3. Penyusutan Arsip

Prosedur yang terakhir adalah penyusutan arsip dinamis. Pada proses ini akan dilakukan pemindahan arsip inaktif. Pemindahan ini perlu dilakukan supaya semua arsip dapat terklasifikasi berdasarkan fungsinya.

selain itu, pada proses ini akan dilakukan pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna. Sehingga arsip yang dimiliki hanya arsip penting dan memiliki nilai guna. Hal ini akan memberikan kemudahan supaya Anda tidak mengelola arsip yang tidak memiliki nilai.

Bagaimana prosedur pengelolaan arsip? Prosedur pengelolaan arsip dinamis hanya sampai pada proses penyusutan. Selanjutnya, jika memang ditemukan arsip statis akan diserahkan sebagai arsip statis.

Demikianlah pembahasan mengenai pengelolaan arsip dinamis yang perlu diketahui. Jangan lupa untuk mengunjungi website Chayra Solusi Arsip sebagai jasa pengelolaan arsip terpercaya. Pastikan Anda memilih jasa pengelola arsip terbaik.