Salah satu sistem penyimpanan arsip yang banyak digunakan adalah geographical filing system. Sistem berpedoman wilayah tertentu dengan segala kelebihan dan kekurangannya. Rincian sistem penyimpanan arsip secara geografis bisa cek dalam artikel ini.

Pengertian Penyimpanan Arsip Geographical Filing System

Penyimpanan arsip berguna agar dokumen terawat dengan baik dan saat membutuhkan mudah pengambilan serta pengembaliannya.

Sistem penyimpanan arsip ada 5 jenis yaitu numerical filing system, sistem nomor, abjad, tanggal, subjectical dan sistem wilayah atau geografis.

Filing system wilayah atau geografis adalah sistem penyimpanan dokumen, berkas, arsip dan sejenisnya dengan berdasar pada letak atau wilayah.

Klasifikasi dijadikan pedoman menemukan kembali arsip dengan tepat yang berdasarkan pada pengirim arsip atau wilayah yang dikirimi arsip.

Pada umumnya sistem geografis atau geographical filing system didukung oleh tambahan abjad atau sistem tanggal.

Dengan begitu akan memudahkan ketika membutuhkan arsip pada tanggal dan kode abjad tertentu. Pilihan sistem penyimpanan arsip harus menyesuaikan kebutuhan supaya tepat dan lebih efisien dalam segala hal.

Kelebihan Penyimpanan Arsip Berdasarkan Wilayah

Memilih sistem geografis dalam penyimpanan arsip tentu dengan kriteria tersendiri. Berbagai keunggulan dapat diperoleh melalui sistem ini, antara lain:

1. Pemberkasan Langsung

Pada sistem geografis dapat lebih cepat karena pemberkasan langsung tanpa perlu rujukan ke indeks terlebih dahulu.

2. Mudah Menemukan Arsip

Kelebihan sistem wilayah berikutnya adalah dapat lebih cepat dalam menentukan tempat berkas sesuai objek yang dibahas. Setelah menemukannya tinggal mencari file yang dibutuhkan dengan tepat.

3. Informasi Cepat

Kearsipan sistem wilayah memudahkan dalam perolehan informasi sesuai daerah masing-masing. Penataan arsip berdasar berkas yang disusun.

4. Perkiraan Aktivitas Berkas Mudah Diketahui

Ketika berkas bertambah atau dikurangi lebih mudah dalam perkiraan aktivitas manajemen kearsipan. Penyusuan ulang lebih mudah dilakukan dan sangat praktis.

5. Efisien Waktu

Sistem lebih menghemat waktu dalam pencarian arsip sesuai kebutuhan. Hal ini mendukung kinerja jika perusahaan berkembang dengan cepat dan meningkatkan produktivitas.

Kelebihan yang ada tetap menjadi pilihan kenapa memilih sistem penyimpanan arsip berdasarkan wilayah.

Kekurangan Penyimpanan Arsip Berdasar Wilayah

Setiap kelebihan selalu diikuti dengan kekurangan. Kekurangan dimaksudkan agar melakukan penyimpanan arsip secara hati-hati berdasarkan prosedur yang baik.

Kekurangan sistem penyimpanan berdasar wilayah antara lain:

1. Perlu Kerja Tambahan

Perlunya melakukan kerja tambahan karena mengharuskan penyusunan arsip berdasar wilayah dan indeks sekaligus.

2. Perlu Menyusun Berkas Alamat

Penyusunan berkas alamat dibutuhkan jika perusahaan memilih dua alamat dalam arsip sehingga harus menyusun kedua alamat tersebut.

3. Resiko Kesalahan Pengarsipan

Kekurangan yang sering terjadi adalah kesalahan dalam pengarsipan karena adanya nama yang sama. Selain nama ada pula alamat yang sama tapi pada daerah atau wilayah yang berbeda.

Resiko dengan berbagai kekurangan yang ada bukan lagi menjadi masalah tergantung dari penanganan. Kekurangan perlu menjadi perhatian agar manajemen arsip berjalan dengan benar.

Penutup

Manajemen arsip menjadi penting agar berkas dalam perusahaan terjamin keamanan dan tertata dengan baik. Supaya tidak repot bisa langsung ke pihak jasa layanan kearsipan terpercaya yaitu Chayra Solusi Arsip.

Sistem penyimpanan arsip geographical filing system dapat lebih optimal dengan tata kelola yang baik jika dilakukan tim ahli. Semuanya untuk kinerja optimal dan bisnis berkembang pesat.

Chayra Bisnis