Mengapa Digitalisasi Arsip Sangat Penting?

Masing-masing perusahaan mempunyai beragam dokumentasi yang tentu sangat berharga pada saat itu. Memang seperti itulah yang dipikirkan oleh banyak orang secara umum. Faktanya dokumentasi tersebut juga akan diperlukan pada beberapa periode berikutnya atau tak hanya untuk saat ini saja. Oleh sebab itu digitalisasi arsip menjadi salah satu hal yang sangat penting untuk dilakukan.

Kendala Dalam Pengelolaan Arsip – Arsip Lama

Pada kenyataannya ada banyak perusahaan atau organisasi yang mempunyai beragam dokumentasi arsip sangat penting dan berharga justru abai pada proses pengelolaan dan penyimpanan dokumen tersebut.

Pada suatu perusahaan atau organisasi tentu kerap mengalami perubahan pada kepemimpinan atau kepengurusan seiring periode yang tengah berlangsung telah berakhir. Berdasarkan pengalaman ini tentu cukup membuat kami kesulitan, khususnya mengenai arsip-arsip lama yang kondisinya sudah cukup usang serta kami harus menemukan suatu arsip untuk kembali digunakan.

Bahkan dalam beberapa peristiwa, nantinya kami memerlukan data yang sebelumnya pernah ada serta akan menjadi pekerjaan rumah (PR) terbesar bila data itu sulit untuk ditemukan. Kesulitan atau kendala ini disebabkan oleh banyak hal, seperti arsip yang menumpuk tak teratur, lapuk, hilang, rusak karena terbakar, banjir, hingga dimakan rayap.

Kendala ini bahkan bisa membuat kami mengutuk pekerjaan yang kami miliki. Mengapa demikian? Hal ini karena selain berurusan dengan arsip kertas lama yang tak pernah diketahui oleh kami seperti apa bentuk dan isinya, kami pun harus berkutat dengan debu, tikus hingga kecoak yang hidup di dalam gudang. Pada akhirnya kami pun memutuskan untuk melakukan digitalisasi arsip untuk dokumen-dokumen arsip yang kami temukan.

Mengapa Digitalisasi Harus Dilakukan?

Dengan melakukan proses digitalisasi tentu akan mempermudah pekerjaan kami dalam mencari kembali berkas yang diperlukan oleh perusahaan dan secara pribadi hal tersebut akan mempermudah saya dalam bekerja. Kami pun tak perlu lagi berurusan dengan kertas usang, debu, tikus, rayap, kecoak, suasana pengap ataupun merasa khawatir akan terjadinya banjir atau bahkan kebakaran.

Dengan proses digitalisasi ini kami pun akan lebih mudah dalam mencari berkas yang dibutuhkan. Contohnya saja kami bisa menemukan berkas yang dibutuhkan oleh perusahaan tersebut cukup dengan mengetikkan judul atau nomor dari berkas tersebut. Untuk waktu pencarian juga tak akan terlalu lama dibandingkan dengan mencarinya secara manual.

Tentu hal tersebut akan menjadi kemudahan yang bisa sangat membantu pekerjaan bukan? Dengan keberadaan arsip digital juga mempermudah kami dalam membagi ataupun mengirim suatu berkas pada rekan kerja yang lain tanpa perlu menghabiskan waktu untuk perjalanan. Hanya dengan mengakses file penyimpanan lalu mengirimkan file tersebut dengan menggunakan email.

Kehadiran arsip digital ini juga bisa membuat kami fleksibel mengenai waktu pencarian. Bila waktu dalam mencari berkas tak dapat digunakan ketika berada di kantor, kami dapat melanjutkan proses pencarian saat sudah berada di rumah.

Tentu hal ini menjadi suatu kemudahan yang sangat membantu bagi kami, sebab kami bisa mencarinya kapan pun dan di mana pun. Terlebih lagi pada masa pandemi Covid-19 yang sampai saat ini masih ada. Pada saat itu banyak karyawan memang bekerja dari rumah (Work From Home atau WFH). Arsip digital membuat kami tak harus datang ke kantor sekedar untuk mencari suatu berkas.

Nah, sekarang ini arsip digital telah hadir dan jauh lebih praktis. Anda tak perlu merasa gundah karena arsip yang kusam, lusuh hingga robek. Ada begitu banyak keuntungan dari digitalisasi arsip bagi perusahaan atau organisasi.