Manfaat Penggunaan Document Management System (DMS) Dalam Pengelolaan Arsip Modern

5
(1)

“DMS atau Document Management System adalah solusi modern untuk mengelola dokumen dalam organisasi. Dengan sistem ini, proses pengelolaan dan integrasi dokumen akan lebih mudah dilakukan, sehingga dapat membantu anggota organisasi untuk mendapatkan informasi yang diperlukan dengan lebih cepat dan efisien.”

Berbagi informasi adalah bagian dari sifat dasar kita sebagai makhluk sosial. Pada masa lalu, proses berbagi informasi dilakukan dengan menggunakan sarana tulisan atau gambar pada media kertas, batu, atau bahkan kulit binatang. Namun, dengan perkembangan teknologi, proses berbagi informasi kini dapat dilakukan melalui berbagai medium seperti cetak, audio, atau visual.

Sejak era internet, penggunaan email dan aplikasi pesan instan telah membuat proses berbagi informasi menjadi lebih mudah dan efisien. Hal ini sangat berguna dalam organisasi kerja yang kompleks, di mana pengelolaan dokumen perlu dilakukan dengan baik dan tepat.

Dapatkan Kabar Terbaru dari Kami melalui Whatsapp Channel Chayra.ID. Jadi, jangan ragu lagi! Temukan solusi terbaik untuk kebutuhan bisnis Anda

Untuk mengelola dokumen secara modern, diperlukan pengaturan terhadap semua tahapan dalam mempersiapkan dan menghasilkan dokumen, mengubah format, penyusunan, pencetakan, distribusi, dan penyimpanan. Dalam sebuah organisasi yang aktif dan dinamis, berbagai dokumen diciptakan setiap harinya oleh setiap unit kerja.

Untuk mengelola dan mengintegrasikan semua dokumen yang diciptakan ini, organisasi harus menggunakan sistem pengelolaan dokumen atau document management system. Dengan menggunakan sistem ini, proses pengelolaan dan integrasi dokumen akan lebih mudah dilakukan, sehingga dapat membantu anggota organisasi untuk mendapatkan informasi yang diperlukan dengan lebih cepat dan efisien.

Dalam organisasi modern, sistem pengelolaan dokumen tidak lagi menjadi pilihan, melainkan sudah menjadi kebutuhan yang harus dipenuhi. Sistem ini penting untuk mengelola informasi penting dari perencanaan, penyusunan kebijakan, pengambilan keputusan, pengawasan, evaluasi, dan hal-hal lain yang berkaitan dengan masa depan suatu organisasi.

Kebutuhan akan dokumen dalam bentuk elektronik juga menuntut adanya sistem pengelolaan dokumen yang lebih terintegrasi dan mudah diakses dengan cepat. Sistem pengelolaan dokumen atau Document Management System (DMS) adalah penggunaan sistem komputer dan aplikasi untuk menyimpan, mengelola, dan melacak dokumen elektronik.

Tujuan dari penggunaan DMS adalah untuk menyampaikan informasi yang terkandung dalam sebuah dokumen. Secara teknis, DMS berkaitan dengan bagaimana sebuah informasi atau konten dapat disampaikan dari kontributor kepada konsumennya. Dalam bahasa umum, DMS adalah aplikasi software yang dirancang khusus untuk mengorganisir, mengamankan, dan melakukan berbagai kegiatan lain pada dokumen elektronik suatu organisasi.

DMS sebagai aplikasi software memiliki berbagai komponen, diantaranya: penyimpanan atau storage, audit trail (proses pelacakan informasi sejarah pembuatan dan pengubahan dokumen), annotations (pengguna DMS dapat menambah atau menghapus informasi tambahan tanpa mengubah dokumen aslinya), distribusi (sistem manajemen dokumen yang membantu dalam hal penggunaan atau pembagian dokumen pada orang yang tepat), keamanan (penerapan control akses untuk mencegah pengaksesan dokumen oleh pengguna yang tidak berhak), indexing (proses membuat daftar lookup terhadap kunci-kunci dari metadata dokumen atau isi dokumen untuk mempercepat proses pencarian dokumen), searching (proses pencarian suatu dokumen), workflow (proses pengelompokan dokumen sesuai struktur dan hirarki kategori proses bisnis organisasi), dan metadata (data tambahan yang memberikan deskripsi dokumen).

Apakah kabar ini berguna?

Anda yang tentukan bintangnya!

Tingkat Kepuasan 5 / 5. Jumlah pemberi bintang: 1

Belum ada yang kasih bintang! Jadi yang pertama memberi bintang.

Karena kabar ini berguna untuk anda...

Kirimkan ke media sosial anda!

Jangan biarkan masalah hukum mengganggu hidupmu! Dengan layanan konsultasi hukum online dari Chayra Solusi Hukum, Anda bisa mendapatkan jawaban cepat dan tepat dari penasihat hukum terakreditasi dengan harga terjangkau mulai dari Rp. 35.000 saja!

Jangan ragu untuk menghubungi Chayra Solusi Hukum sekarang dan biarkan kami membantumu menyelesaikan masalah hukummu dengan mudah dan aman.

Berlangganan via Whatsapp

Share:

More Posts

Berlangganan via Email

Masukkan alamat surel Anda untuk berlangganan blog ini dan menerima pemberitahuan tulisan-tulisan baru melalui surel.

Send Us A Message

Eksplorasi konten lain dari Chayra.ID

Langganan sekarang agar bisa terus membaca dan mendapatkan akses ke semua arsip.

Lanjutkan membaca