“Jangan biarkan dokumen-dokumen berharga perusahaan Anda menghilang begitu saja, jangan lupa untuk arsipkan! Karena pengarsipan yang baik bukan hanya sekedar penataan, tapi juga langkah pencegahan kehilangan dokumen, persyaratan hukum, dan keamanan informasi yang tak ternilai harganya.”

Jangan lupa untuk arsipkan! Kalimat tersebut telah menjadi jargon untuk dokumen yang kerap dihadapi oleh para karyawan pada perusahaan tempat mereka bekerja.

Secara umum, para karyawan tersebut akan mengangguk setuju saat proses penataan arsip atau dokumen dibahas. Namun apakah Anda benar-benar bisa memahaminya? Termasuk di antaranya pengaruh yang bisa ditimbulkan di segi bisnis?

Arti dari Pengarsipan

Pengarsipan merupakan suatu proses dan metode di mana informasi yang berwujud dokumen disimpan dengan aman untuk jangka waktu tertentu dan ditentukan oleh hukum. Dokumen ini bisa diarsipkan dengan beragam format serta di beragam perangkat. Sekalipun suatu dokumen statusnya tak aktif, akan tetapi dokumen tersebut bisa kembali diaktifkan.

Di dunia bisnis, informasi yang sifatnya penting harus tetap bisa tersedia dan disediakan dengan waktu singkat terutama untuk pengambilan beragam keputusan bisnis yang krusial. Ketika perusahaan Anda mengarsipkan dokumen, secara umum perusahaan memiliki kecenderungan mengarsipkan semua dokumen. Dokumen yang diarsipkan itu nantinya dibutuhkan untuk bisa digunakan lagi di kemudian hari.

Seiring perkembangan bisnis, suatu perusahaan akan memiliki lebih banyak dokumen. Seluruh dokumen itu harus dipantau serta dikelola dengan baik untuk bisa digunakan dengan baik. Dokumen yang tak dikelola menggunakan metode pengarsipan yang baik nantinya sulit untuk ditemukan, diamankan ataupun disebarluaskan.

Tentunya hal tersebut bisa berpengaruh negatif bagi bisnis itu sendiri. Maka dari itu mempunyai sistem penataan arsip yang baik bisa menghadirkan setidaknya tiga manfaat penting. Berikut pembahasan selengkapnya.

Sebagai langkah pencegahan hilangnya dokumen

Dokumen yang belum diarsipkan dengan penanganan tepat kemungkinan besar bisa hilang selamanya. Tak hanya itu, dokumen yang belum diarsipkan nantinya sangat sulit untuk bisa ditemukan terutama jika dokumen tersebut sangat diperlukan.

Dokumen dengan pengelolaan menggunakan sistem pengarsipan yang tepat nantinya menjadi langkah pencegahan kehilangan serta memungkinkan untuk mengambil kembali dokumen secara cepat.

Sebagai persyaratan hukum

Untuk alasan hukum, proses pengarsipan juga sangat penting. Ada banyak perusahaan yang secara tak sengaja menghilangkan atau membuang dokumen yang harusnya disimpan dan dikelola dengan baik. Sistem untuk pengelolaan dokumen yang baik nantinya memastikan jadwal retensi dokumen dengan baik pula.

Untuk alasan keamanan

Perusahaan dengan sistem pengelolaan dokumen yang baik maka secara otomatis akan memastikan keamanan dari informasi yang ada di bawah kekuasaannya. Pada situasi di mana pelanggaran data dan serangan digital semakin masif, tentu perusahaan juga harus memastikan bahwa mereka mempunyai sistem pengelolaan dokumen yang baik.

Dengan adanya sistem pengelolaan dokumen yang baik maka perusahaan bisa melacak informasi serta meningkatkan proteksi atau perlindungan bagi pihak ketiga yang tak memiliki wewenang dalam pengelolaan dokumen.

Pengarsipan dokumen ini sendiri memang sangat erat kaitannya dengan surat-surat dan dokumen berharga milik perusahaan. Dahulu, pengelolaan dokumen memang sangat konvensional, dokumen atau surat hanya diletakkan di suatu tempat serta diberi nama untuk masing-masing kategori.

Saat dokumen-dokumen itu terlalu banyak tentu akan sulit untuk bisa menemukan dokumen yang dibutuhkan dan menghabiskan banyak ruang. Tentunya hal tersebut membuat suasana di tempat Anda bekerja menjadi tak nyaman serta mengganggu konsentrasi.

Pada konteks pengarsipan, proses administrasi merupakan salah satu faktor penting sebagai penentu pencapaian kinerja suatu perusahaan. Oleh sebab itu mempunyai metode penataan arsip yang baik sangat penting bagi kelangsungan bisnis serta memastikan agar kinerja perusahaan Anda terus bertumbuh dengan lebih baik.

Chayra Bisnis