“Arsip bisnis memiliki peran penting dalam sebuah perusahaan atau organisasi. Arsip tidak hanya menyimpan informasi yang bermanfaat saat ini, tetapi juga memiliki nilai historis yang penting bagi perusahaan atau organisasi tersebut. Pelajari manfaat dan pentingnya arsip bisnis dan cara mengelolanya dengan baik di artikel ini.”
Dalam melakukan bisnis, pasti sebuah perusahaan memiliki sebuah arsip. Arsip adalah rekaman dari kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media, sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Arsip bisnis terdiri dari rekod-rekod yang tidak lagi digunakan dalam kegiatan rutin administrasi perusahaan atau lembaga, tetapi masih memiliki nilai guna karena masih dipertahankan keberadaannya dalam organisasi yang bersangkutan.
Menurut Anne-Marie dalam Keeping Archives, arsip disimpan karena memiliki nilai kelanjutan dari kegiatan sosial dan organisasi. Selain itu, menurut Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, kearsipan memiliki peranan sebagai pusat ingatan atau pusat informasi dan sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, pengendalian, pengembangan, pembuatan laporan, pertanggung jawaban, dan penilaian.
Arsip memiliki peranan penting dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan. Karena peranan arsip yang begitu penting bagi kehidupan berorganisasi, maka keberadaan arsip di kantor benar-benar dapat mendukung penyelesaian pekerjaan.
Selain peran penting dalam perusahaan, arsip juga memiliki manfaat bagi pelaku bisnis, diantaranya:
- Meningkatkan transparansi dan akuntabilitas perusahaan;
- Langkah efektif dalam pembuatan kebijakan;
- Informasi untuk membuat suatu keputusan;
- Manajemen risiko bisnis;
- Strategi bisnis untuk mengurangi kerugian saat terjadi bencana;
- Perlindungan terhadap hak dan kewajiban pada individu dan organisasi;
- Alat bukti dalam litigasi;
- Kepatuhan terhadap peraturan perundang-undangan;
- Meningkatkan kemampuan untuk menunjukkan tanggung jawab perusahaan, dan untuk memenuhi tujuan keberlanjutan;
- Menurunkan biaya karena bisnis berjalan dengan efektif;
- Perlindungan dalam hak kekayaan intelektual;
- Bukti dari kegiatan penelitian dan pengembangan bisnis;
- Identitas suatu bisnis;
- Perlindungan terhadap memori perusahaan.
Jadi, arsip memiliki peran yang sangat penting dalam sebuah perusahaan atau organisasi. Arsip tidak hanya menyimpan informasi yang bermanfaat saat ini, tetapi juga memiliki nilai historis yang penting bagi perusahaan atau organisasi tersebut.
Oleh karena itu, perlu dijaga dan dikelola dengan baik agar dapat digunakan dengan efektif dan efisien.
Ingin kantor Anda lebih rapi dan teratur? Jangan biarkan arsip-arsip berantakan mengganggu produktivitas Anda! Chayra Solusi Arsip siap membantu Anda melakukan penataan arsip dengan cara yang efektif dan efisien.
Jangan biarkan arsip kantor menjadi masalah yang mengganggu kinerja Anda. Hubungi Chayra Solusi Arsip sekarang dan rasakan sendiri manfaat dari penataan arsip yang efektif!
