“Teknologi informasi dan komunikasi telah memberikan dampak besar pada manajemen arsip karena  memungkinkan pengolahan, penyimpanan, dan pemeliharaan informasi yang lebih efisien.”

Pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi telah memberikan dampak yang sangat signifikan bagi masyarakat bisnis di seluruh dunia. Selain memberikan metode yang lebih efisien untuk mentransmisikan informasi, teknologi tersebut juga memengaruhi karakteristik komunikasi dalam masyarakat. Oleh karena itu, banyak organisasi yang berusaha memanfaatkan teknologi tersebut guna mencapai tujuan mereka dengan menciptakan arsip secara elektronik.

Manajemen arsip pun merasakan dampak positif dari penggunaan teknologi dalam pengolahan, penyimpanan, pemeliharaan, dan penyajian informasi. Manajemen arsip dapat lebih efisien dalam mengelola data dan informasi. Hal ini tentunya membantu organisasi untuk lebih produktif dan efektif dalam menjalankan kegiatan bisnisnya.

Pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi yang semakin canggih, tidak hanya memberikan kemudahan dalam transmisi informasi.  Seiring dengan perkembangan teknologi tersebut, komputer menjadi salah satu alat utama dalam mengelola arsip elektronik secara efisien dan efektif. Komputer menjadi alat atau sarana teknologi yang penting untuk kebutuhan administratif, pengolahan, penyimpanan, pengaksesan, penemuan kembali, dan penyajian informasi. Fenomena ini disebut sebagai komputerisasi atau otomasi dalam manajemen arsip.

Penerapan komputerisasi manajemen arsip dapat dilakukan pada beberapa subsistem seperti manajemen formulir elektronik, manajemen korespondensi, sistem penyimpanan arsip inaktif elektronik, sistem penemuan kembali, dan penyajian informasi arsip elektronik. Dengan demikian, manajemen arsip dapat lebih efisien dan terorganisir dengan adanya teknologi ini.

Selain itu, penggunaan teknologi juga menciptakan arsip elektronik sebagai keluaran fisik dari komputer. National Archives and Records Administration (NARA) mendefinisikan arsip elektronik sebagai arsip yang disimpan dan diolah dalam format yang hanya dapat diproses oleh komputer. Oleh karena itu, arsip elektronik sering disebut sebagai machine-readable record (arsip terbacakan mesin).

Arsip elektronik juga harus dikelola dalam suatu sistem yang didasarkan pada prinsip-prinsip manajemen arsip. Hal ini penting agar arsip elektronik dapat dikelola secara efektif dan efisien, serta tetap memenuhi persyaratan legal dan regulasi yang berlaku. Akan tetapi, tidak semua sistem informasi dapat dikatakan sebagai sistem kearsipan elektronik karena tidak semua sistem informasi mengelola arsip elektronik. Suatu sistem informasi dapat dikatakan sebagai sistem kearsipan elektronik jika memenuhi persyaratan atau standar-standar kearsipan yang telah ditetapkan.

Dalam mengelola arsip elektronik, pendekatan daur hidup arsip perlu diperhatikan. Proses manajemen arsip yang meliputi tahap penciptaan, pemeliharaan dan penggunaan, serta penyusutan harus dilakukan dengan cermat dan teratur. Pada tahap penciptaan, perlu diperhatikan jenis arsip apa yang akan disimpan, berapa lama arsip akan disimpan, siapa yang bertanggung jawab, dan sistem klasifikasi yang akan digunakan. Pada tahap pemeliharaan dan penggunaan, perlu diperhatikan sistem penyimpanan yang akan digunakan, bagaimana akses arsip tersebut, dan proses temu kembali arsip. Sedangkan pada tahap penyusutan, harus diperhatikan sistem yang memberikan jadwal pemusnahan arsip.

Sistem pengarsipan elektronik telah menjadi pilihan utama dalam memanajemen dokumen dan arsip. Selain memberikan kemudahan dan efisiensi dalam pengelolaan, ada juga sembilan manfaat penting yang bisa Anda peroleh dengan menggunakan sistem ini.

Pertama, dokumen yang disimpan dalam bentuk digital dapat dengan cepat ditemukan dan digunakan tanpa harus meninggalkan meja kerja. Hal ini tentu sangat efektif untuk memaksimalkan produktivitas di tempat kerja.

Kedua, sistem pengarsipan elektronik dilengkapi dengan pengindeksan yang fleksibel dan mudah dimodifikasi sesuai dengan prosedur yang telah dikembangkan, sehingga akan menghemat tenaga, waktu, dan biaya.

Ketiga, Anda bisa melakukan pencarian dokumen secara full-text dengan mencari file berdasarkan kata kunci atau nama file, dan menemukannya dalam bentuk full-text dokumen. Ini tentu sangat memudahkan dan menghemat waktu.

Keempat, dokumen yang disimpan secara elektronik memiliki kemungkinan yang lebih kecil untuk hilang. Hal ini karena kita hanya melihat di layar monitor atau memprint-nya tanpa perlu mengubahnya, sehingga risiko kehilangan dokumen menjadi sangat kecil.

Kelima, dengan menggunakan sistem pengarsipan elektronik, Anda akan menghemat tempat penyimpanan.

Keenam, dokumen yang disimpan secara digital memiliki risiko yang lebih kecil untuk rusak karena faktor usia atau buram. Ini karena dokumen tersebut tersimpan dalam bentuk digital yang mudah diakses dan diatur.

Ketujuh, berbagi arsip dengan kolega atau klien akan menjadi lebih mudah karena dapat dilakukan melalui LAN atau internet. Dengan demikian, kolaborasi dan koordinasi antar tim akan lebih efektif dan efisien.

Kedelapan, sistem pengarsipan elektronik dapat meningkatkan keamanan dokumen karena mekanisme kontrol secara jelas dicantumkan pada buku pedoman pengarsipan secara elektronis. Sehingga, orang yang tidak memiliki otoritas untuk mengakses dokumen tersebut relatif sulit untuk melakukannya.

Terakhir, melakukan recovery data atau memulihkan dokumen yang terhapus atau rusak menjadi jauh lebih mudah dengan membackup data ke dalam media penyimpanan yang compatible. Dalam situasi tertentu seperti kebakaran atau banjir, pemulihan dokumen kertas akan sangat sulit dilakukan.

Penggunaan teknologi tidak hanya memberikan kemudahan dalam proses pengolahan, penyimpanan, dan penyajian informasi, tetapi juga membawa perubahan pada karakteristik komunikasi dalam masyarakat bisnis. Oleh karena itu, organisasi harus memperhatikan pentingnya manajemen rekod dan arsip yang baik dalam mengelola rekod elektronik agar dapat memaksimalkan pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi secara optimal.