“Era digital saat ini membuat banyak perusahaan beralih dari penyimpanan arsip manual ke digital. Pelajari cara pemeliharaan arsip digital yang efektif dan aman agar data pentingmu terjaga dengan baik.”
Dalam era digital saat ini, banyak perusahaan yang mulai meninggalkan proses penyimpanan arsip secara manual karena menyadari kurangnya efisiensi dari proses tersebut. Selain itu, penyimpanan arsip secara manual juga memakan biaya dan tempat yang cukup besar dalam proses pemeliharaannya. Tak heran, jika banyak perusahaan yang beralih ke penyimpanan arsip digital karena dirasa lebih efektif dan efisien serta dalam hal pemeliharaannya. Pemeliharaan arsip adalah kegiatan membersihkan arsip secara rutin untuk mencegah kerusakan.
Pemeliharaan arsip secara fisik dapat dilakukan dengan cara seperti mengatur ruangan dan tempat penyimpanan arsip, menggunakan bahan-bahan pencegah kerusakan, dan melakukan larangan-larangan lain yang perlu dilakukan agar arsip terhindar dari kerusakan.
Sedangkan pemeliharaan arsip elektronik adalah usaha pencegahan kerusakan terhadap data elektronik agar terhindar dari virus, kerusakan, dan akses yang tidak sah. Tujuan dari pemeliharaan arsip adalah untuk menjamin keamanan penyimpanan arsip serta antisipasi terhadap kerusakan teknologi dan pemeliharaan sistem elektronik sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Untuk menjamin keamanan dan kelancaran dalam pemeliharaan arsip elektronik, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan. Pertama, gunakan software asli (bukan bajakan). Software bajakan seringkali rentan terhadap virus dan malware yang dapat mencuri dan merusak data. Sehingga, hindari menggunakan software bajakan untuk penyimpanan arsip Anda karena berpotensi besar untuk kehilangan data penting.
Kedua, lakukan Back up data secara berkala. Back up data adalah proses penyalinan data yang kita simpan atau duplikasi dan menyimpan duplikasi data tersebut di area penyimpanan yang aman dengan lokasi yang berbeda dari lokasi penyimpanan dokumen aslinya. Hal ini dilakukan agar apabila terjadi kerusakan atau kehilangan data pada data asli, maka Anda akan dengan mudah merecovery data yang hilang tersebut.
Ketiga, lakukan proses Scanning virus. Sebelum memasukan perangkat tranfer data pada perangkat yang akan digunakan misalnya pada flashdisk, hardisk eksternal dan lain – lain. Jika memang perangkat mediasi transfer data tersebut positif terdapat virus, sebaiknya koneksi transfer data jangan dilakukan dahulu karena virus tersebut akan dengan mudah masuk kedalam sistem Anda dan merusak atau menduplikasi semua data yang ada.
Dengan melakukan hal-hal diatas akan membuat arsip elektronik anda tetap aman dan terpelihara dengan baik.
Sudah saatnya Anda mempertimbangkan untuk memperbarui cara Anda mengelola arsip perusahaan Anda. Dengan menggunakan jasa digitalisasi arsip dari Chayra Solusi Arsip, Anda dapat dengan mudah menghemat waktu dan meningkatkan efisiensi dalam mengelola arsip Anda.
Dengan pengalaman yang luas, kami akan membantu Anda dalam mengatasi masalah arsip dan memastikan bahwa data Anda selalu terjaga dengan aman dan mudah diakses.
Jadi, jangan ragu lagi! Temukan solusi terbaik untuk kebutuhan digitalisasi arsip perusahaan Anda.
