Langkah-Langkah Penyelamatan dan Pemulihan Arsip Vital Pasca Bencana atau Musibah

5
(1)

“Menurut Perka Anri No. 47 Tahun 2011 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyelamatan Arsip Vital, ada beberapa langkah yang perlu dilakukan dalam proses penyelamatan dan pemulihan arsip setelah terjadi bencana atau musibah. Pelajari langkah-langkah yang perlu dilakukan dalam proses penyelamatan dan pemulihan arsip vital pasca bencana atau musibah.”

Menurut Perka Anri No. 47 Tahun 2011 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyelamatan Arsip Vital, ada beberapa langkah yang perlu dilakukan dalam proses penyelamatan dan pemulihan arsip setelah terjadi bencana atau musibah.

Penyelamatan Untuk menghindari kerusakan yang lebih parah, beberapa langkah penyelamatan arsip vital perlu dilakukan, yaitu: (a) mengevakuasi arsip yang terkena bencana dan memindahkannya ke tempat yang lebih aman; (b) mengidentifikasi jenis arsip yang rusak, jumlah dan tingkat kerusakannya dengan mengacu pada daftar arsip vital; dan (c) memulihkan kondisi fisik arsip maupun tempat penyimpanannya dengan cara rehabilitasi atau rekonstruksi.

Dapatkan Kabar Terbaru dari Kami melalui Whatsapp Channel Chayra.ID. Jadi, jangan ragu lagi! Temukan solusi terbaik untuk kebutuhan bisnis Anda

Pemulihan Setelah arsip dievakuasi, langkah selanjutnya adalah stabilisasi dan perlindungan arsip tersebut. Dalam kasus kebakaran, kerusakan dari jelaga, asap, racun, api, dan suhu yang tinggi harus segera diatasi dengan menjauhkan arsip dari pusat bencana. Selanjutnya, dilakukan penilaian tingkat kerusakan dan spesifikasi kebutuhan pemulihan yang berkaitan dengan operasional penyelamatan. Penilaian ini dilakukan untuk menentukan jumlah dan jenis kerusakan, media atau peralatan yang terpengaruh, dan peralatan lain yang diperlukan, termasuk tenaga ahli dan peralatan untuk melakukan operasi penyelamatan.

Pelaksanaan penyelamatan arsip vital terdiri dari tiga tahap utama, yaitu: (a) Pelaksanaan penyelamatan dalam bencana skala besar, dimana dibutuhkan sebuah tim yang bertanggung jawab untuk mengevakuasi dan memindahkan arsip ke tempat yang aman, melakukan penilaian tingkat kerusakan, mengatur proses penyelamatan termasuk tata caranya, penggantian shift, rotasi pekerjaan, mekanisme komunikasi dengan pihak-pihak terkait; (b) Pelaksanaan penyelamatan dalam bencana skala kecil, dimana penyelamatan arsip vital yang disebabkan oleh bencana yang berskala kecil dapat dilakukan oleh unit-unit fungsional dan unit terkait, misalnya musibah kebakaran yang terjadi di suatu kantor, maka pelaksanaan penyelamatan dilakukan oleh unit kearsipan dibantu oleh unit keamanan dan unit pemilik arsip; dan (c) Prosedur pelaksanaan, dimana penyelamatan arsip akibat musibah kebakaran hanya dilakukan terhadap arsip yang secara fisik dan informasi masih bisa dikenali, pembersihan arsip dari asap atau jelaga dilakukan dengan cara manual.

Setelah penyelamatan dilakukan, arsip yang telah diselamatkan dapat dikembalikan ke tempat penyimpanannya. Langkah-langkah yang perlu dilakukan meliputi: (1) membersihkan tempat penyimpanan arsip vital jika tidak mengalami kerusakan; (2) menempatkan kembali peralatan penyimpanan arsip vital; (3) menempatkan kembali arsip; dan (4) menyimpan arsip vital elektronik dalam bentuk disket, catridge, CD di tempat tersendiri dan melakukan format ulang dan membuat duplikasinya.

Setelah proses pemulihan selesai, perlu dilakukan evaluasi untuk mengetahui seberapa jauh tingkat keberhasilan penyelamatan arsip vital dan penyusunan laporan.

Selain melakukan penyelamatan dan pemulihan, penting bagi lembaga, organisasi, pemerintah dan non-pemerintah, serta perusahaan untuk mencegah terjadinya kerusakan atau kehilangan arsip saat terjadi musibah kebakaran dengan menerapkan lima langkah yang telah dibahas sebelumnya.

Salah satu cara lain yang dapat dilakukan untuk mencegah kerusakan atau kehilangan arsip adalah dengan melakukan digitalisasi arsip. Digitalisasi arsip adalah proses konversi dari media atau informasi yang tercetak, ditulis, atau digambar menjadi format digital. Digitalisasi arsip ini memiliki banyak kelebihan, salah satunya adalah mempermudah pencipta arsip untuk menyalin, memperbanyak, dan mencetak dengan akses yang mudah. Hal ini juga memungkinkan untuk menyimpan arsip dalam bentuk digital di server atau cloud storage sehingga lebih aman dari kerusakan atau kehilangan.

Oleh karena itu, digitalisasi arsip sangat dianjurkan bagi lembaga, organisasi, pemerintah dan non-pemerintah, serta perusahaan untuk menjaga keberlangsungan arsip vital mereka.

Apakah kabar ini berguna?

Anda yang tentukan bintangnya!

Tingkat Kepuasan 5 / 5. Jumlah pemberi bintang: 1

Belum ada yang kasih bintang! Jadi yang pertama memberi bintang.

Karena kabar ini berguna untuk anda...

Kirimkan ke media sosial anda!

Pandu langkahmu menuju kesuksesan sebagai seorang advokat dengan mengikuti Pendidikan Khusus Profesi Advokat (PKPA) yang diselenggarakan oleh Chayra Institute, bekerjasama dengan DPN PERADI dan PMIH Universitas Pancasila.

Dalam program PKPA, kamu akan dibimbing oleh tenaga pengajar yang berpengalaman dan ahli di bidang hukum. Kurikulum yang disusun secara komprehensif akan memberikan pemahaman mendalam tentang aspek-aspek penting dalam praktik Hukum. Dapatkan pengalaman belajar yang berkualitas dan relevan dengan tuntutan profesi advokat saat ini.

Ikuti Pendidikan Khusus Profesi Advokat (PKPA) yang diselenggarakan oleh Chayra Institute sekarang juga!

Eksplorasi konten lain dari Chayra.ID

Langganan sekarang agar bisa terus membaca dan mendapatkan akses ke semua arsip.

Lanjutkan membaca