“Perkembangan teknologi telah membuat pengelolaan arsip menjadi lebih efektif dan efisien. Dalam dunia hukum, profesi notaris harus memperhatikan pengelolaan arsip yang baik untuk menunjang profesinya. Penerapan produk teknologi dapat menjadi salah satu solusi untuk mengatasi masalah ruang penyimpanan arsip.”
Perkembangan teknologi terutama teknologi informasi dan komunikasi telah membuat berbagai kegiatan menjadi semakin efektif dan efisien. Saat sekarang, beragam aspek kehidupan manusia telah dipermudah dengan penggunaan teknologi.
Dalam dunia hukum, terutama profesi hukum, salah satu aspek penting yang wajib tidak boleh dilupakan adalah mengenai pengelolaan arsip atau pengarsipan. Pengarsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan, dan perawatan serta penyiapan arsip menurut sistem tertentu. Dan salah satu profesi hukum, yang banyak melibatkan dokumen dalam pekerjaannya adalah Notaris.
Dapatkan Kabar Terbaru dari Kami melalui Whatsapp Channel Chayra.ID. Jadi, jangan ragu lagi! Temukan solusi terbaik untuk kebutuhan bisnis Anda
Notaris adalah profesi yang diatur dan tunduk pada ketentuan UU No 30 Tahun 2004 jo UU No 2 Tahun 2014 tentang Jabatan Notaris. Ketentuan Pasal 65 UU Jabatan Notaris mengatur dan menentukan bahwa notaris bertanggungjawab atas setiap akta yang dibuatnya meskipun protokol notaris telah diserahkan atau dipindahkan kepada pihak penyimpan protokol notaris. Karena itu tanggungjawab notaris saat menjabat sangat terhubung dengan penyimpanan seluruh protokol yang dikuasai oleh Notaris tersebut.
Sementara itu, ketentuan Pasal 1 angka 13 UU Jabatan Notaris mendefinisikan protokol notaris sebagai kumpulan dokumen yang merupakan arsip Negara yang harus disimpan dan dipelihara oleh Notaris sesuai ketentuan peraturan perundang – undangan.
Pekerjaan notaris yang masih bergantung pada kertas pada dasarnya akan membutuhkan ruangan yang luas dan wajib memperhitungkan upaya pemeliharaan berkas sebagai bagian dari mekanisme pengamanan berkas – berkas notaris.
Dengan perkembangan teknologi, kebutuhan ruangan yang luas dan upaya pemeliharaan dapat diakomodasi dengan biaya yang efisien. Penerapan produk teknologi dapat menjadi salah satu solusi untuk mengatasi persoalan penyimpanan berkas yang membutuhkan ruangan yang luas. Selain itu telah ada regulasi yang memungkinkan penggunaan teknologi untuk menjawab persoalan ruang penyimpanan berkas.
Misalnya dalam ketentuan Pasal 68 ayat (1) UU Kearsipan telah menentukan jika Pencipta arsip dan/atau lembaga kearsipan dapat membuat arsip dalam berbagai bentuk dan/atau melakukan alih media meliputi media elektronik dan/atau media lain. Dengan kata lain, berkas – berkas atapun akta – akta serta minuta akta yang dibuat dan dimiliki oleh Notaris dapat juga disimpan dalam bentuk elektronik
Namun, beleid yang ada belum memungkinkan berkas – berkas yang dimiliki Notaris dalam bentuk akta serta minuta akta yang disimpan secara elektronik memiliki kekuatan hukum yang sama dengan berkas tertulisnya. Berdasarkan ketentuan Pasal 5 ayat (4) UU ITE, dokumen elektronik yang dimiliki oleh Notaris berfungsi sebagai back up atau cadangan dan tidak berfungsi sebagaimana layaknya Salinan yang sah.
Namun demikian, tidak berarti Kantor Notaris tidak membutuhkan proses digitalisasi arsip. Karena digitalisasi arsip pada dasarnya dapat mempermudah pekerjaan dan jasa dari kantor notaris. Misalnya dengan digitalisasi arsip, Notaris dapat mempercepat proses pencarian dokumen yang dibutuhkan dan dengan mudah membagikan file elektronik dari dokumen yang dikuasainya baik kepada klien ataupun kepada pihak lain yang berkepentingan.
Apakah kabar ini berguna?
Anda yang tentukan bintangnya!
Tingkat Kepuasan 5 / 5. Jumlah pemberi bintang: 1
Belum ada yang kasih bintang! Jadi yang pertama memberi bintang.
Ingin memulai bisnis Anda sendiri dengan PT atau CV resmi, tetapi bingung dengan biayanya? Jangan khawatir! Chayra Solusi Legalitas Usaha hadir untuk membantu Anda dalam memulai bisnis impian Anda dengan biaya terjangkau mulai dari 500 Ribu Rupiah saja!
Dapatkan PT dan Ijin Usaha resmi dengan proses yang cepat dan mudah. Jangan ragu untuk menghubungi Chayra Solusi Legalitas Usaha sekarang juga dan mulailah bisnis impian Anda dengan mudah dan terpercaya.