Hemat Biaya dengan Manajemen Arsip, Apa Saja Keunggulannya?

Pengarsipan di masa modern ini telah mulai beralih menjadi sistematis digital yang modern. Tentunya hal ini dilakukan agar pengarsipan mengikuti perkembangan zaman, di samping itu pula lebih hemat biaya dengan manajemen arsip berbasis digital.

Apakah manajemen arsip yang telah didigitalisasi lebih baik dari pada manajemen arsip manual yang telah berlaku selama bertahun-tahun? Agar lebih paham lagi mengenai manajemen arsip di era modern, mari simak bersama materi manajemen arsip berikut ini.

Mengapa Perlu Ada Manajemen Arsip?

Arsip merupakan hal yang sangat penting sebagai data dan alat bukti yang sah jika sewaktu-waktu berkas arsip tersebut diperlukan. Arsip sebagai surat bernilai sangat penting untuk dijaga dan dikelola dengan baik.

Maka dari itu, dibuatlah manajemen arsip dan perkantoran yang berguna sebagai acuan dalam menyimpan, membuat, memelihara, menggunakan, sampai melakukan penyusutan terhadap arsip yang dimiliki.

Manajemen arsip perlu dipahami agar arsip dikelola dengan kaidah penataan arsip yang berlaku, sehingga arsip tidak mudah hilang dan lebih mudah ketika akan dicari untuk digunakan.

Manajemen arsip juga meliputi pemeliharaan yang wajib memperhatikan pencegahan maupun cara mengatasi kerusakan yang dialami oleh berkas arsip.

Dewasa ini, dengan berkembangnya teknologi, manajemen arsip juga mengalami perkembangan yakni dibuatnya sistem manajemen arsip dengan pengelolaan arsip modern terdigitalisasi.

Keunggulan Manajemen Arsip Modern

Apa kelebihan E-Arsip jika dibandingkan dengan sistem arsip manual? Dengan pemanfaatan teknologi modern dalam pengelolaan arsip, nyatanya membuat pengelolaan, pemeliharaan, serta penyusutan arsip jauh lebih mudah dibandingkan sebelumnya.

Selain itu juga lebih hemat biaya dengan manajemen arsip modern. Berikut penjelasan lebih lengkapnya.

1. Pencatatan Data Secara Digital dan Otomatis

Manajemen arsip manual mengharuskan penyelenggara kearsipan untuk mencatat ulang, memasukan data arsip secara tertulis ke dalam tabel dan berbagai buku, dan lain sebagainya yang cukup memakan waktu.

Belum lagi kalau terdapat human error, maka pengerjaan arsip akan jauh lebih lama lagi menghabiskan waktu.

Namun, saat ini pihak penyelenggara arsip cukup memanfaatkan tools yang sudah ada. Penyimpanan arsip bisa memanfaatkan penyimpanan cloud dengan size penyimpanan raksasa. Data cukup diinput/diupload saja kemudian akan teratur otomatis secara alfabetis.

2. Pengarsipan Tanpa Kertas

Keunggulan selanjutnya adalah lebih hemat kertas, karena semua di input dalam komputer dan menjadi berkas digital. Pengarsipan tanpa kertas juga meminimalisir fisik arsip mengalami kerusakan dan kehilangan.

Pengarsipan digital tidak hanya dalam format naskah, namun juga bisa video dan audio. Jadi, pengarsipan modern secara digital tidak terbatas pada dokumen tertulis saja. Dengan begitu akan lebih hemat biaya dengan manajemen arsip berbasis modern.

3. Berbagai Fitur Hanya dalam Satu Platform

Dalam melakukan pengarsipan, penyelenggara arsip bisa memanfaatkan tools yang sudah tersedia dan dikembangkan oleh developer teknologi, seperti Google Drive dan Microsoft Office.

Tetapi anda juga bisa memesan dan membuat platform anda sendiri untuk melakukan pengarsipan. Biasanya platform pengarsipan dalam bentuk aplikasi dengan fitur-fitur yang memudahkan pengerjaan dan pengelolaan arsip.

Anda bisa memesan platform pengarsipan melalui Chayra Bisnis, perusahaan yang menyediakan layanan penerapan manajemen informasi dalam kearsipan. Untuk informasi lebih lanjut anda bisa mengunjungi Chayra Solusi Arsip layanan dari Chayra Bisnis.

Chayra Bisnis selalu mengedepankan pelayanan yang profesional dengan jaminan kualitas terbaik. Hemat biaya dengan manajemen arsip modern bersama Chayra Bisnis! Semoga bermanfaat.