“Kelola arsip secara efisien, efektif, dan sistematis dengan melakukan penyusutan arsip yang konsisten sesuai prosedur. Dapat menghemat ruang penyimpanan, peralatan kearsipan, tenaga, dan waktu sehingga menghemat biaya operasional.”

Untuk mengelola arsip secara efisien, efektif, dan sistematis, salah satu hal yang dapat dilakukan oleh arsiparis adalah melakukan penyusutan arsip. Penyusutan arsip yang konsisten sesuai dengan prosedur dapat menghemat ruang penyimpanan, peralatan kearsipan, tenaga, dan waktu, sehingga dapat menghemat biaya operasional. Oleh karena itu, diperlukan adanya sistem penyusutan arsip untuk menciptakan efektivitas tersebut.

Menurut UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, ada tiga kegiatan yang dapat dilakukan untuk penyusutan arsip, yaitu: Pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, Pemindahan arsip inaktif dilaksanakan dengan memperhatikan bentuk dan media arsip. Pemindahan arsip inaktif dilakukan melalui kegiatan:

1. Penyeleksian arsip inaktif;
2. Pembuatan daftar arsip inaktif yang akan dipindahkan; dan
3. Penataan arsip inaktif yang akan dipindahkan.

Pelaksanaan pemindahan arsip inaktif dilakukan dengan penandatanganan berita acara dan dilampiri daftar arsip yang akan dipindahkan ditandatangani oleh pimpinan unit pengolah dan pimpinan unit kearsipan. Pemindahan arsip inaktif dapat dilakukan setelah melewati retensi arsip aktif. Arsip inaktif yang dipindahkan ke unit depot menjadi tanggung jawab ANRI, tetapi status kepemilikan arsip masih berada pada pencipta arsip.

Pemusnahan arsip adalah arsip yang telah habis retensinya dan tidak memiliki nilai guna sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Arsip yang dapat dimusnahkan adalah arsip yang:

1. Tidak memiliki nilai guna;
2. Telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan JRA;
3. Tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang; dan
4. Tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara.

Pemusnahan arsip memiliki resiko hukum yang sangat tinggi, karena arsip yang sudah terlanjur dimusnahkan tidak dapat diciptakan atau diadakan kembali. Oleh karena itu, prosedur pemusnahan arsip harus dijalankan dengan sangat hati-hati dan berlaku ketentuan sebagai berikut:

1. Pembentukan panitia penilai arsip;
2. Penyeleksian arsip;
3. Pembuatan daftar arsip usul musnah oleh arsiparis di unit kearsipan;
4. Penilaian oleh panitia penilai arsip;
5. Permintaan persetujuan dari pimpinan pencipta arsip;
6. Penetapan arsip yang akan dimusnahkan; dan
7. Pelaksanaan pemusnahan: (1) dilakukan secara total sehingga fisik dan informasi arsip musnah dan tidak dapat dikenali; (2) disaksikan oleh sekurang-kurangnya 2 (dua) pejabat dari unit hukum dan/atau pengawasan dari lingkungan pencipta arsip yang bersangkutan; dan (3) disertai penandatanganan berita acara yang memuat daftar arsip yang dimusnahkan.

Penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan wajib dilakukan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, BUMN, BUMD, dan perusahaan swasta. Penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan dilakukan terhadap arsip yang:

1. Memiliki nilai guna kesejarahan;
2. Telah habis retensinya; dan/atau
3. Berketerangan dipermanenkan sesuai JRA pencipta arsip.

Penyerahan arsip statis dilakukan berdasarkan pertimbangan:

1. Nilai informasi arsip;
2. Keamanan dan keselamatan arsip statis;
3. Aksesibilitas arsip statis; dan
4. Kearifan lokal.

Adapun prosedur penyerahan arsip statis dilakukan sebagai berikut:

1. Penyeleksian dan pembuatan daftar arsip usul serah oleh arsiparis di unit kearsipan;
2. Penilaian oleh panitia penilai arsip terhadap arsip usul serah;
3. Pemberitahuan akan menyerahkan arsip statis oleh pimpinan pencipta arsip kepada kepala lembaga kearsipan sesuai wilayah kewenangannya disertai dengan pernyataan dari pimpinan pencipta arsip bahwa arsip yang diserahkan autentik, terpercaya, utuh, dan dapat digunakan.
4. Selanjutnya dilakukan verifikasi dan persetujuan dari kepala lembaga kearsipan sesuai wilayah kewenangannya.
5. Lalu dilakukan Penetapan arsip yang akan diserahkan oleh pimpinan pencipta arsip dan dilakukan pelaksanaan serah terima arsip statis oleh pimpinan pencipta arsip kepada kepala lembaga kearsipan dengan disertai berita acara dan daftar arsip yang akan diserahkan.

Chayra Bisnis