Dokumen Kontrol atau pengawasan dokumen adalah sistem yang menangani masalah pencatatan transaksi dokumen dalam organisasi. Dokumen kontrol membantu dalam menemukan informasi yang diperlukan dengan cepat, melakukan audit dan melindungi kepentingan dan kerahasiaan organisasi. Dokumen Kontrol juga memudahkan dalam memastikan pelacakan dokumen dan pengelolaan keamanan informasi di dalam suatu organisasi.

Document Control atau pengawasan dokumen secara definisi adalah suatu sistem yang menangani masalah pencatatan transaksi dokumen yang terjadi dalam perusahaana atau organisasi. Karena penanganan dokumen sangat unik, maka setiap organisasi atau bisnis memiliki penanganan dokumen yang berbeda yang disesuaikan dengan kebutuhan dari organisasi.

Misalnya di suatu organisasi penyimpanan dokumen bisa ditaruh di beberapa bagian atau department atau unit. Namun di satu organisasi lainnya, penyimpanan dokumen dipusatkan ke satu unit. Tentu keputusan ini sangat bergantung dengan situasi dan kondisi dalam organisasi yang memiliki perbedaan kebutuhan.

Sementara document controller atau pengendali dokumen, dalam Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008, adalah orang atau tim yang ditunjuk untuk mengurusi masalah penerbitan, pengesahan, pendistribusian, penyimpanan, pengendalian, dan pemusnahan dokumen. Tugas pengendali dokumen pada dasarnya membantu wakil manajemen (management representative) dalam menerapkan persyaratan ISO 9001 klausul 4.2.3 tentang pengendalian dokumen dan klausul 4.2.4 tentang pengendalian rekaman/catatan mutu

Document control pada pokoknya bertujuan untuk menjaga sistem yang ada dalam suatu organisasi berjalan dengan baik dan tujuan penting lainnya adalah untuk melindungi kepentingan dan kerahasiaan dari suatu organisasi. Dengan tujuan yang penting tersebut, suatu organisasi tentu membutuhkan document controller atau pengendali dokumen.

Mengapa perlu document control?

Dokumen kontrol pada dasarnya akan membantu Anda menemukan informasi yang diperlukan dengan lebih cepat. Ini juga akan membantu saat organisasi sedang melakukan audit. Anda akan lebih efisien dalam mencari dan memverifikasi validitas suatu dokumen. Selain itu, dokumen kontrol akan memudahkan untuk memastikan pelacakan dokumen. Pelacakan dokumen juga terkait dengan pengelolaan keamanan informasi di dalam suatu organisasi.

Dengan menerapkan aturan dan prosedur dari dokumen kontrol, setiap akses terhadap dokumen dapat dilacak dan hanya orang yang memerlukan akses akan menerima dokumen yang diperlukan.

Untuk memastikan tujuan dari dokumen kontrol tercapai, pengendali dokumen harus bekerja sama dengan seluruh bagian dari organisasi. Dia juga harus memastikan bahwa setiap dokumen disimpan di tempat yang tepat dan mudah diakses. Setiap bagian dari organisasi juga harus mengikuti prosedur yang sama terkait dengan dokumen organisasi.

Apa saja tugas dan tanggungjawab pengendali dokumen?

Berdasarkan ketentuan klausul 4.2.3 ISO 9001:2008, tugas pengendali dokumen adalah sebagai berikut:

1. Menjalankan prosedur pengendalian dokumen atau document control dan rekaman mutu yang dilakukan oleh management representative,
2. Memastikan keakuratan setiap dokumen yang ada serta mendaftarnya dengan baik,
3. Memeriksa dan memastikan bahwa dokumen yang didistribusikan telah melalui tahap pengesahan,
4. Melalukan perubahan pada dokumen yang perlu diperbaiki dengan tidak lupa melakukan koordinasi dengan tim managemen representatif,
5. Memeriksa dan memastikan bahwa setiap dokumen yang telah didistribusikan tepat bagian,
6. Bertanggung jawab penuh untuk menyimpan dokumen dengan rapi,
7. Bertanggung jawab dalam menjaga dokumen dari kerusakan, dan
8. Melakukan penarikan dokumen yang diperlukan dan memusnahkan dokumen kadaluarsa.

Sementara, tanggungjawab dari pengendali dokumen menurut ketentuan klausul 4.2.3 ISO 9001:2008 yaitu:

1. Memberikan persetujuan dokumen sebelum dilakukan penerbitan,
2. Melakukan koreksi, revisi dan persetujuan ulang dokumen jika dibutuhkan,
3. Mengetahui status terkini sebuah dokumen dan memastikan dokumen yang teridentifikasi telah melalui proses perubahan terkini,
4. Memastikan setiap dokumen ter-update dan dapat diterapkan sesuai tempat distribusinya,
5. Memastikan setiap dokumen dapat teridetifikasi dan dapat terbaca,
6. Memastikan bahwa setiap dokumen yang diterima dari pihak luar organisasi atau perusahaan adalah mendukung perencanaan dan operasi sistem managemen mutu orgnisasi telah diidentifikasi dan terkendali pendistribusiannya,
7. Mengidentifikasi dokumen yang disimpan dan menjaga  penyalahgunaan dokumen yang sudah tidak berlaku atau kadaluarsa dari pihak manapun