Cara Membuat Daftar Arsip dengan Mudah

Arsip merupakan rekaman peristiwa yang sangat penting untuk disimpan. Setiap arsip tentunya memiliki daftarnya sendiri. Cara membuat daftar arsip dapat dibilang sangat mudah dilakukan. Akan tetapi, saat ini masih banyak orang belum mengetahui cara pembuatannya.

Jika Anda tertarik untuk mengetahui lebih lanjut tutorial cara mudah membuat daftar arsip, artikel ini akan menjelaskan secara lebih rinci. Pastinya setiap arsip aktif dan inaktif memiliki prosedurnya sendiri. Oleh karena itu, pembahasan ini sangat penting untuk Anda ketahui.

Cara Membuat Daftar Arsip Aktif dan Inaktif

Perlu diketahui, daftar arsip adalah sebuah daftar yang berisikan arsip. Pada dasarnya arsip tersebut mempunyai nilai guna kesejahteraan yang sangat baik dan telah diverifikasi secara langsung maupun tidak langsung. Pemverifikasian dilakukan oleh lembaga kearsipan.

Pembuatan daftar arsip aktif dan inaktif terbilang cukup mudah dilakukan. Lebih lanjut, berikut ini merupakan langkah-langkah cara mudah membuat daftar arsip. Cara yang dijelaskan ini sudah banyak digunakan oleh banyak orang.

1. Cara Mudah Membuat Daftar Arsip Aktif

Pengertian dari daftar arsip aktif adalah sebuah daftar arsip yang sekurang-kurangnya memiliki kode, nomor, dan deskripsi. Ketiga komponen tersebut bersumber dari volume, tahun, tingkat keaslian, serta arsip aktif.

Cara membuat daftar arsip aktif terbilang sangat mudah. Maka dari itu, Anda perlu untuk mengetahuinya. Lebih lanjut, berikut merupakan tahapan pembuatan daftar arsip inaktif yang harus dilakukan.

1. Mempersiapkan komponen yang telah ditentukan, seperti filing cabinet, folder, sekat, dan kartu tunjuk silang.
2. Siapkan terlebih dahulu arsip yang akan ditata. Pada bagian ini harus membuat indek arsip dan mengecek terlebih dahulu kelengkapan arsip.
3. Siapkan juga folder yang akan digunakan sesuai dengan kode subjek.
4. Selanjutkan mempersiapkan sekat pada arsip dan petunjuk silang.
5. Setelah semuanya sudah disiapkan, Anda bisa melakukan penataan arsip dalam folder. Pastikan arsip yang memiliki kode yang sama harus ditempatkan sesuai dengan urutan abjad, tanggal, bulan, dan tahun. Pengurutan ini juga harus dilakukan dari yang terbesar ke kecil.

2. Cara Mudah Membuat Daftar Arsip Inaktif

Selain adanya arsip aktif, adapun arsip inaktif yang memiliki caranya sendiri. Pengertian dari daftar arsip inaktif adalah sebuah daftar berisikan arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun. Pada dasarnya pembuatan daftar arsip inaktif berdasarkan asal-usul peraturan.

Cara membuat daftar arsip inaktif terbilang sangat mudah dilakukan. Lebih lanjut, berikut ini merupakan tahapan pembuatan daftar arsip inaktif yang harus dilakukan.

1. Anda harus memisahkan dahulu arsip, non arsip, dan duplikasi arsip tersebut.
2. Berikutnya, melakukan pengelompokan arsip.
3. Melakukan pendeskripsian.
4. Lakukan juga pembuatan skema pengelompokan arsip dan tidak lupa berikan nomor definitif pada deskripsi arsip.
5. Memasukkan arsip ke dalam folder, nantinya folder tersebut akan masuk ke dalam boks .

Penutup

Demikian penjelasan cara mudah membuat daftar arsip yang harus Anda ketahui. Cara yang telah dijelaskan tentunya terbilang sangat mudah. Pada arsip inaktif dan aktif pastinya mempunyai caranya sendiri. Oleh karena itu, pembahasan ini sangat penting untuk Anda ketahui.

Pembuatan daftar arsip sendiri juga banyak ditawarkan berbagai layanan, salah satunya Chayra Solusi Arsip. Dengan menggunakan layanan tersebut dapat dipastikan akan ada banyak keuntungan yang didapatkan.