Sudah menjadi rahasia umum jika arsip merupakan kumpulan dokumen penting yang esensial bagi sebuah lembaga atau bahkan perusahaan. Hanya saja, jika arsip tersebut hilang, apakah ada cara mengatasi arsip yang hilang karena beberapa jenis alasan tersebut?

Hal ini karena Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) hanya memiliki wewenang untuk memperbaiki arsip yang rusak saja. Sehingga, sangat wajar jika banyak orang yang masih bingung tentang bagaimana cara menangani arsip yang hilang.

Tutorial Mengatasi Arsip yang Hilang

Bagi Anda yang belum tahu permasalahan apa saja yang sering terjadi dalam kearsipan, salah satunya adalah arsip yang tidak bisa ditemukan atau hilang. Hal ini biasanya terjadi karena cara penyimpanan yang kurang tepat dan pengarsipan yang kurang tertata.

Hanya saja, memang tidak jarang permasalahan ini muncul karena beberapa alasan lainnya, misalnya seperti bencana alam. Karena tidak jarang, arsip akan ikut terseret arus banjir, tertimpa longsor, dan berbagai jenis bencana alam lain yang biasa terjadi.

Lalu sebenarnya, bagaimana solusi untuk masalah kearsipan yang satu ini? Apakah mungkin untuk Anda membuat kembali arsip yang sudah hilang tersebut? Untuk penjelasan lebih jauh tentang cara mengatasi arsip yang hilang, berikut adalah tutorialnya!

1. Cek Apakah Ada Cadangan

Hal pertama yang perlu Anda lakukan untuk mengatasi arsip yang hilang adalah dengan mengecek apakah ada dokumen copy atau dokumen cadangan. Terutama, di arsip elektronik, karena kini hampir semua kantor atau lembaga juga menggunakan arsip jenis ini.

Itulah salah satu cara memperbaiki arsip yang terbakar habis, terbawa banjir, atau hilang karena alasan yang lain. Hanya saja, itu hanya berlaku jika arsip yang hilang adalah arsip fisik yang dokumen copy-nya ada di dalam arsip elektronik saja.

Jika tidak ada arsip elektronik yang tersedia, maka Anda bisa menggunakan cara yang berikutnya.

2. Hubungi Penerbit Arsip Anda

Apabila Anda tidak memiliki copy dalam bentuk arsip elektronik, maka langkah berikutnya yang dapat Anda lakukan adalah menghubungi kantor, orang, atau lembaga yang menerbitkan arsip tersebut. Dengan begitu, Anda dapat kembali memilikinya.

Hanya saja, untuk itu Anda memerlukan bukti bahwa dokumen tersebut memang benar milik Anda, milik kantor Anda, atau milik lembaga Anda. Perlu Anda catat juga jika cara mengatasi arsip yang hilang dengan jalan ini memang tidak akan selalu sama.

Setiap kantor atau lembaga yang telah menerbitkan dokumen tersebut pastinya memiliki prosedur tersendiri untuk mengatasi arsip yang hilang. Maka dari itu, Anda perlu menanyakan bagaimana prosedur untuk mengatasi masalah arsip tersebut.

3. Lakukan Penyimpanan Arsip dengan Lebih Baik

Pada dasarnya, sudah menjadi rahasia umum jika mencegah lebih baik dari mengobati. Itu pun berlaku di bidang kearsipan. Hal ini karena ada banyak kendala dalam penyimpanan arsip yang bisa saja terjadi.

Jika prosedur pencarian arsip yang hilang sudah Anda lakukan, hal selanjutnya adalah menjaga arsip tersebut agar tidak kembali hilang. Hal ini karena tidak semua jenis arsip dapat kembali diterbitkan setelah arsip tersebut hilang.

Apabila arsip tersebut tidak bisa kembali, maka kantor atau lembaga Anda lah yang akan rugi karena kehilang berbagai jenis dokumen penting. Itu kenapa prosedur penyimpanan yang baik itu esensial agar dokumen atau arsip yang dimiliki tidak akan hilang.

Selain itu, Anda juga dapat menggunakan bantuan dari Chayra Solusi Arsip untuk pengelolaan arsip yang lebih baik.

Penutup

Itulah beberapa cara mengatasi arsip yang hilang yang dapat Anda lakukan. Semoga bisa membantu!