Asas Penyelenggaraan Kearsipan yang Wajib Diketahui

Arsip atau yang biasa dikenal rekaman peristiwa yang disimpan dalam bentuk dokumen merupakan suatu benda yang sangat penting. Arsip sendiri sebetulnya memiliki asas penyelenggaraan kearsipan. Hal ini sangat penting untuk diketahui oleh semua kalangan.

Adanya asas ini dilaksanakan dengan kepastian hukum negara. Oleh karena itu Anda perlu mengetahui secara jelas asas penyelenggaraan kearsipan. Asas ini tertulis dalam sebuah hukum Pasal 4 Undang-Undang Kearsipan Nomor 43 Tahun 2009 mengenai asas dalam kearsipan.

Beberapa Asas Penyelenggaraan Kearsipan yang Penting Diketahui

Seperti yang telah disinggung sebelumnya, ada banyak asas penyelenggaraan kearsipan. Jika Anda tertarik untuk mengetahui lebih lanjut apa saja asas dalam penyelenggara kearsipan, artikel ini akan membahas secara lebih jelas dan rinci.

Mau tahu apa saja asas-asas tersebut? Lebih lanjut, yuk simak ulasan asas kearsipan yang tertera dalam Undang-undang berikut ini.

1. Asas Desentralisasi

Asas pertama yang penting diketahui yaitu asas desentralisasi. Pada dasarnya asas desentralisasi adalah asas yang mengelola keluar atau masuknya surat. Umumnya dilakukan setiap unit divisi dalam sebuah organisasi.

Tentunya setiap divisi memiliki tugas dan tanggung jawab dalam melakukan proses pengiriman surat, pencatatan, mendistribusi surat, dll. Adapun kekurangan dan kelebihan asas desentralisasi. Berikut merupakan penjelasannya.

Kelebihan yang dimiliki asas desentralisasi:

1. Dalam hal penanganan dokumen lebih menghemat waktu dan energy.
2. Berdampak baik pada karyawan. Nantinya mereka akan lebih paham mengenai kearsipan.
3. Unit kerjanya sesuai dengan bidang pekerjaan.
4. Tentunya memiliki proses lebih cepat, sehingga penemuan dokumen arsip akan lebih cepat.

Kekurangan yang dimiliki asas desentralisasi:

1. Sering terjadi penumpukan arsip.
2. Akan lebih boros biaya karena mengingat banyak aktivitas arsip.
3. Sering terjadi kurangnya pada layanan. Hal ini dikarenakan petugas kearsipan adalah karyawan yang kurang kompeten.
4. Sulitnya dalam hal pengawasan arsip.

2. Asas Sentralisasi

Selain adanya asas desentralisasi, tentu terdapat asas sentralisasi juga. Penyelenggaraan kearsipan dipusatkan pada unit tertentu disebut asas sentralisasi. Nama lain dari asas sentralisasi yaitu asas pintu.

Perlu diketahui, adanya asas ini sangat memudahkan Anda dalam penelusuran arsip. Selain itu, adapun kelebihan dan kekurangan asas sentralisasi. Berikut merupakan penjelasannya.

Kelebihan dari asas sentralisasi:

1. Lebih lancar dalam melaksanakan penyusutan arsip.
2. Memiliki keseragaman prosedur.
3. Lebih efisien dalam memanfaatkan ruang dan peralatan arsip.

Kekurangan dari asas sentralisasi:

1. Keseragaman asas tidak selalu cocok pada seluruh unit kerja.
2. Selain itu, unit kerja yang membutuhkan arsip juga akan mendapatkan memakan waktu.

3. Asas Gabungan

Tidak kalah penting dari asas lainnya, adapun asas gabungan dari asas desentralisasi dan sentralisasi. Dalam arti lain menggunakan asas desentralisasi dalam hal pelaksanaannya dan menggunakan sentralisasi dalam peralatan, prosedur, SDM, dan sistemnya.

Penutup

Nah, itulah beberapa asas penyelenggaraan kearsipan. Tentunya ada daur hidup arsip sendiri. Untuk menyusun sebuah arsip pada dasarnya harus fokus dan membutuhkan banyak energi. Maka dari itu, sangat disarankan untuk menggunakan layanan manajemen informasi kearsipan.

Saat ini ada banyak layanan yang cukup terpercaya, salah satunya layanan Chayra Solusi Arsip dari chayra.id. Dengan menggunakan layanan tersebut tentunya Anda akan mendapatkan banyak keuntungan. Jadi, tidak heran Chayra Solusi Arsip sudah banyak dikenal berbagai kalangan.

Perlu diingat, asas-asas tersebut tentunya memiliki keunggulan dan kekurangannya masing-masing. Maka dari itu, dengan adanya artikel ini Anda akan semakin lebih paham mengenai asas penyelenggara dalam kearsipan.