Mengapa nilai arsip perlu diperhatikan dengan baik? Hal ini akan membantu Anda mengelola arsip berdasarkan nilai yang dimiliki. arsip inaktif adalah pembahasan pada artikel kali ini. Hal ini akan membantu Anda mengelola arsip dengan cara yang lebih baik.

Mengenal Arsip Inaktif

Apa yang dimaksud dengan arsip inaktif? Arsip inaktif dikategorikan sebagai arsip yang nilainya sudah menurun. Dalam artian, arsip yang sudah jarang digunakan lagi. Sehingga, Anda bisa melakukan penyusutan bagi arsip tersebut.

Jika ingin menentukan arsip inaktif, maka Anda perlu mengumpulkan arsip vital terlebih dahulu. Hal ini untuk mencegah terselipnya arsip vital saat Anda melakukan penyusutan arsip inaktif. Sehingga Anda perlu melakukan proses pemilahan dengan teliti.

Fungsi arsip inaktif dapat digunakan sebagai sarana penentu nilai arsip. Selain itu, Anda bisa menggunakannya sebagai sarana penyusutan sehingga arsip yang dikelola hanya arsip yang memiliki nilai guna.

Sesuai dengan pengertiannya, maka contoh arsip inaktif yang bisa ditemukan dengan mudah adalah rapot, piagam, dan buku pelajaran. Jika dilihat dalam konteks yang pekerjaan, maka perusahaan memiliki arsip inaktif berupa berkas anggaran dan laporan tahun sebelumnya.

Langkah-Langkah Pengelolaan Arsip Inaktif yang Perlu Diketahui

Selanjutnya, kita akan membahas mengenai langkah-langkah pengelolaan arsip inaktif. Sehingga Anda bisa menentukan prosedur yang tepat untuk melakukan proses penyusutan arsip yang jarang digunakan.

Langkah-langkah pengelolaan arsip inaktif yang perlu Anda ketahui, sebagai berikut:

1. Pemilahan Arsip

Proses pertama yang dilakukan dalam pengelolaan arsip inaktif adalah pemilahan arsip. Hal ini dilakukan supaya Anda bisa mengklasifikasikan aset vital dan aset inaktif. Sehingga nilai gunanya bisa ditentukan berdasarkan klasifikasi arsip tersebut.

2. Pengelompokan Arsip

Jika sudah dipilah, maka dilanjutkan dengan pengelompokan arsip. Langkah ini bisa dilakukan dengan menyusun arsip berdasarkan nilai. Penting bagi Anda untuk melakukan penyusunan nilai dengan teliti supaya tidak salah mengelompokkan arsip.

3. Pendeskripsian Arsip

Proses pendeskripsian arsip adalah proses yang dilakukan untuk melakukan pencatatan dan perekaman arsip. Hal ini penting untuk dilakukan untuk mengetahui ruang lingkup arsip inaktif berdasarkan informasi arsip tersebut.

4. Pembungkusan Arsip

Jika proses pendeskripsian sudah selesai, maka dilanjutkan dengan proses pembungkusan arsip. Anda bisa membungkus arsip dengan menggunakan kertas kissing. Sehingga kondisi arsip tetap terjaga dengan aman selama proses penyimpanan.

5. Manuver Kartu Deskripsi

Selanjutnya Anda perlu melakukan penggabungan kartu deskripsi berdasarkan isi kartu. Anda perlu menyusun kartu berdasarkan pola klasifikasi arsip. Hal ini akan memberikan kemudahan bagi Anda untuk menentukan nilai guna arsip.

6. Memberikan Nomor Definitif

Langkah penataan arsip inaktif selanjutnya adalah memberikan nomor definitive pada arsip tersebut. Anda bisa mengisi nomor tetap pada kartu deskripsi sebagai nomor urut untuk penyimpanan berkas.

7. Manuver Berkas

Jika sudah, maka Anda perlu melakukan penggabungan berkas arsip yang memiliki kode yang sama. Silakan lakukan penyusunan berkas sesuai dengan code deskripsi yang sudah dibuat. Sehingga Anda bisa menyusun arsip dengan rapi dan baik.

8. Simpan Berkas

Selanjutnya akan dilakukan penyimpanan berkas ke dalam boks yang sudah diberikan label. Hal ini akan memudahkan Anda mencari arsip yang dibutuhkan nantinya. Jangan lupa untuk membuat daftar arsip supaya bisa menemukannya dengan mudah.

Demikianlah penjelasan mengenai arsip inaktif adalah yang penting untuk diketahui. Jika tidak sempat mengelola arsip sendiri, silakan hubungi Chayra Solusi Arsip.