Arsip dokumen fisik yang terus menumpuk akhirnya akan banyak memakan tempat. Terkadang ada beberapa lembaga/kantor yang menyiasati arsip kadaluarsa dengan dijual sehingga memperoleh keuntungan. Tetapi, apakah arsip boleh dijual?

Menjual arsip, umumnya dalam bentuk kertas, kepada pengepul dapat memberikan keuntungan. Walau tidak terlalu banyak, namun dengan tumpukan arsip kertas pasti imbalan yang diterima juga lumayan, bukan?

Namun, tahukah anda bahwa sebenarnya tindakan menjual arsip itu dilarang? Bahkan bisa dikenai denda.

Dasar Hukum Kearsipan di Indonesia

Pengelolaan arsip memiliki aturan yang telah ditetapkan pada Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.

Selain itu juga terdapat dalam Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009.

Nah, pada peraturan dan UU tersebut telah diatur bagaimana prosedur pengarsipan umum yang wajib diberlakukan di Indonesia. Mulai dari penerbitan/penciptaan arsip, pengelolaan dan pemeliharaan, penyusutan volume arsip dengan cara dimusnahkan.

Jadi, jika dokumen arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna telah menumpuk dan ingin dibuang, jangan dijual ya. Karena prosedurnya adalah dimusnahkan.

Mengapa Arsip Tidak Boleh Dijual?

Coba anda perhatikan kertas yang digunakan untuk membungkus gorengan atau kacang rebus. Nah, tak jarang bukan anda menemukan bungkus tersebut merupakan dokumen-dokumen resmi yang memiliki informasi penting dan bersifat pribadi.

Inilah dampak yang ditimbulkan dari menjual arsip yang sudah kadaluarsa. Penyebarannya tidak bisa dipantau dan dikendalikan. Ditakutkan arsip-arsip kadaluarsa yang dijual malah disalahgunakan oleh pihak-pihak tidak bertanggung jawab.

Apalagi jika arsip tersebut merupakan dokumen negara, kejadian seperti ini akan melibatkan polisi dan akan dilakukan pengusutan. Dan ujung-ujungnya, pelaku akan diberikan sanksi administratif berupa denda yang cukup besar.

Demikianlah jawaban untuk apakah arsip boleh dijual atau tidak. Karena arsip tidak boleh dijual, penting untuk kita mengetahui bagaimana cara memusnahkan arsip yang baik dan benar sesuai dengan SOP yang berlaku.

Memusnahkan Arsip

Apakah arsip bisa dimusnahkan? Ya, arsip bisa dimusnahkan, bahkan ini merupakan tahap akhir dari pengelolaan arsip yang telah ditentukan oleh pemerintah. Adapun memusnahkan arsip tidak bisa dilakukan secara sembarangan.

Terdapat tahapan-tahapan yang harus dilakukan sebelum arsip benar-benar akan dimusnahkan. Berikut tahapan-tahapannya:

• Pemeriksaan, apakah arsip tersebut sudah habis masa penyimpanan dan nilai gunanya. Tahapan pemeriksaan ini dilakukan sesuai dengan JRA (Jadwal Retensi Arsip).
• Arsip atau dokumen yang akan dimusnahkan wajib dicatat informasinya, meliputi nomor, jenis dokumen arsip, tahun, jumlah, tingkat perkembangan dokumen arsip, dan keterangan informasi arsip.
• Membentuk panitia pemusnahan arsip, agar pemusnahan dokumen arsip wajib dilakukan melalui langkah prosedur yang benar.
• Penilaian, pihak panitia melakukan tahap penilaian terhadap arsip atau dokumen yang akan dimusnahkan.
• Pelaksanaan tahap pemusnahan dokumen/arsip.
• Pembuatan/penulisan terkait berita acara pemusnahan arsip.

Itulah langkah dan tahapan yang wajib dilalui sebelum melakukan pemusnahan arsip. Berapa tahun arsip boleh dimusnahkan? Pemusnahan arsip harus dilakukan berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA) yang telah ditetapkan.

Arsip yang sering dimusnahkan umumnya yang berjenis kronologikal arsip, yang berisi informasi terkait tanggal, bulan, dan tahun untuk keperluan administratif. Karena umumnya arsip jenis ini cepat kadaluarsa sehingga sudah habis nilai gunanya.

Penutup

Jika anda membutuhkan mitra pelayanan pengelolaan arsip yang profesional dan terpercaya, silakan kunjungi Chayra Solusi Arsip, layanan manajemen kearsipan persembahan https://chayra.id/.

Demikianlah pembahasan artikel kali ini. Jadi, apakah arsip boleh dijual? Tidak boleh, ya. Mari jaga informasi kearsipan yang dimiliki dan dikelola dengan sebaik mungkin. Sekian dan semoga bermanfaat!