Seiring dengan kemajuan teknologi, banyak aspek kehidupan yang juga mengalami kemajuan. Termasuk juga sistem pengarsipan. Secara bertahap, banyak perusahaan yang mulai melakukan digitalisasi arsip. Baik sebagian atau pun seluruh dokumen dan arsip. Tapi, apa manfaat dari penyimpanan arsip secara digital ini?

Setidaknya, ada 7 manfaat yang bisa Anda dapatkan dengan menyimpan arsip secara digital, yaitu:

1. Kemudahan Akses

Penyimpanan arsip secara digital membuat arsip tersebut dapat diakses kapan saja dan dari mana saja. Sehingga, karyawan yang memiliki kepentingan tidak harus datang ke kantor atau mengajukan lembur untuk mengakses data yang dibutuhkan.

2. Kemudahan Kolaborasi

Digitalisasi arsip membantu kolaborasi antar rekan kerja, antar tim, atau pun dengan rekan kerja menjadi lebih lancar. Dokumen dapat dibuat, dimodifikasi, dan dikelola secara paralel. Sehingga, tidak ada dokumen kertas yang perlu dipindahkan ke sana-kemari.

3. Keamanan Data Lebih Baik

Dibandingkan dengan data fisik, data digital jauh lebih aman. Setiap data tersimpan dalam server dokumen pusat. Anda juga dapat menambahkan perlindungan ekstra pengamanan data jika diperlukan. Sehingga, risiko data rusak, hilang, atau tercuri sangat rendah.

4. Recovery Lebih Mudah

Karena satu dan lain sebab, suatu data bisa saja hilang. Namun, data digital cenderung lebih mudah dilakukan recovery. Sedangkan data fisik yang rusak atau hilang lebih sulit diperbaiki atau tidak mungkin diperbaiki.

5. Mudah Dicari

Mencari data mungkin bukan hal yang sulit jika data yang Anda miliki hanya puluhan atau ratusan data. Namun, akan sangat merepotkan jika Anda memiliki puluhan ribu atau bahkan jutaan data. Namun, jika menggunakan data digital, pencarian data bisa dilakukan dalam beberapa detik saja.

6. Pelayanan Lebih Maksimal

Dengan pencarian yang lebih mudah, waktu proses data juga lebih cepat. Di samping itu, hasil yang didapatkan juga lebih tepat dan akurat. Sehingga, user atau customer bisa mendapatkan pelayanan yang lebih memuaskan.

7. Hemat Biaya

Pada awalnya, digitalisasi arsip mungkin membutuhkan biaya yang tidak sedikit. Namun, setelah seluruh dokumen terarsip dengan baik, Anda hanya perlu mengeluarkan biaya perawatan dan perpanjangan layanan saja. Sehingga, biaya pembelian kertas, map, atau lemari arsip bisa dikurangi bahkan dihilangkan.

Selain 7 manfaat tadi, tentu saja masih banyak manfaat lain dari pengarsipan data secara digital. Apalagi jika ruang lingkup pekerjaan Anda berkaitan dengan teknologi. Digitalisasi arsip sudah pasti menjadi hal penting yang harus dilakukan.

Chayra Bisnis