“Pelajari cara efisien dalam mengelola arsip melalui proses penyusutan arsip yang dilakukan oleh pencipta arsip berdasarkan Jadwal Retensi Arsip. Kemudahan dalam penemuan arsip dan efisiensi dalam penggunaan ruangan, peralatan, tenaga, dan dana dapat diperoleh melalui proses ini.”

Arsip adalah catatan atau rekaman dari berbagai kegiatan atau peristiwa yang dibuat dan diterima oleh berbagai institusi seperti pemerintah, perusahaan, organisasi, dan perseorangan. Arsip ini dapat berupa bentuk dan media yang berbeda sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi. Arsip akan terus bertambah secara akumulatif seiring dengan perkembangan organisasi yang bersangkutan. Namun, permasalahan yang sering dihadapi adalah penumpukan arsip yang semakin meningkat sehingga membuat ruangan kerja semakin sesak.

Untuk mengatasi masalah ini, penting bagi pihak yang mengelola arsip untuk melakukan pengelolaan arsip yang efisien, efektif, dan sistematis. Ini meliputi penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan arsip. Menurut Peraturan Kepala No. 37 Tahun 2016 tentang Pedoman Penyusutan Arsip, penyusutan arsip adalah kegiatan yang bertujuan untuk mengurangi jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip yang tidak aktif ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.

Penyusutan arsip adalah proses pengurangan jumlah arsip yang dilakukan oleh pencipta arsip berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA). JRA adalah daftar yang berisi waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip untuk dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan. JRA digunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.

Penyusutan arsip meliputi beberapa kegiatan, yaitu:

1. Pemindahan arsip yang tidak aktif dari unit pengolah ke unit kearsipan. Pemindahan dilakukan dengan memperhatikan bentuk dan media arsip dan sesuai dengan prosedur yang ditentukan. Kegiatan ini meliputi penyeleksian arsip yang tidak aktif, pembuatan daftar arsip yang akan dipindahkan, dan penataan arsip yang akan dipindahkan.
2. Pemusnahan arsip yang telah habis retensinya dan tidak memiliki nilai guna. Pemusnahan dilakukan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku dan menjadi tanggung jawab pimpinan pencipta arsip. Pemusnahan dilakukan terhadap arsip yang tidak memiliki nilai guna, telah habis retensinya, tidak ada peraturan yang melarang, dan tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara.
3. Penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan. Penyerahan dilakukan terhadap arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, atau berketerangan dipermanenkan sesuai JRA pencipta arsip.

Penyusutan arsip merupakan tindakan penting untuk memelihara sistem arsip yang berkualitas dan efektif. Ada beberapa alasan penting bagi pencipta arsip untuk melakukan penyusutan arsip, diantaranya:

1. Tertatanya arsip dinamis di masing-masing instansi pemerintah maupun perusahaan, sehingga informasinya dapat digunakan secara maksimal untuk kepentingan operasional instansi/perusahaan yang bersangkutan.
2. Terjadinya efisiensi dalam penggunaan ruangan, peralatan, tenaga, dan dana karena telah dimusnahkannya arsip-arsip yang tidak berguna.
3. Terselamatkannya arsip yang bernilai guna sekunder sebagai bukti pertanggungjawaban nasional, yaitu dengan diserahkannya arsip statis instansi/perusahaan kepada ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia).
4. Memudahkan penemuan kembali arsip yang disimpan. Arsip yang tertata rapi, baik fisik maupun informasinya, dapat ditemukan dengan benar, cepat, dan tepat apabila diperlukan.
5. Menghindari masalah hukum yang disebabkan oleh arsip, misalnya tuntutan pidana, perdata.
6. Mengurangi risiko informasi sensitif atau pribadi jatuh ke tangan yang salah.
7. Menunjukkan akuntabilitas dan konsistensi organisasi atau perusahaan dengan melakukan penyusutan arsip.

Melakukan penyusutan arsip secara teratur akan membantu dalam menjaga sistem arsip yang berkualitas dan efektif serta meningkatkan efisiensi dalam penggunaan ruangan, peralatan, tenaga, dan dana, serta menjaga akuntabilitas organisasi atau perusahaan.

Chayra Bisnis