Apakah Anda mengetahui perbedaan arsip elektronik dan dokumen elektronik? Hal ini perlu diperhatikan supaya Anda tidak keliru dalam memahaminya. Pastikan Anda tidak melewatkan informasi ini supaya bisa mengelola arsip dengan benar.

Mengenal Dokumen Elektronik

Apa yang dimaksud dengan dokumen elektronik? Dokumen elektronik adalah informasi elektronik yang diproses dalam bentuk analog, digital, dan sejenisnya. Anda bisa melihat dokumen tersebut melalui perangkat elektronik.

Anda perlu memahami bahwa arsip elektronik dan dokumen elektronik memiliki perbedaan. Arsip elektronik dapat diartikan sebagai kumpulan informasi yang berupa file elektronik atau dokumen elektronik.

Hal ini perlu dipahami dengan baik untuk memudahkan dalam pengelolaan arsip digital. Sehingga Anda bisa menyimpan file dan dokumen sesuai dengan nilai gunanya. Dokumen elektronik adalah salah satu bagian dari arsip elektronik.

Anda bisa menemukan dokumen elektronik di berbagai perangkat komputer. Dokumen elektronik hanya dapat dibaca oleh manusia dengan menggunakan media. Sehingga Anda perlu memiliki perangkat elektronik untuk membaca dokumen elektronik.

5 Perbedaan Arsip Elektronik dan Dokumen Elektronik

Penting bagi Anda untuk mengetahui perbedaan arsip elektronik dan dokumen elektronik supaya bisa mengelolanya dengan baik. Hal ini perlu dipahami dengan baik sehingga bisa dimanfaatkan berdasarkan fungsinya masing-masing.

Bagaimana cara membedakan arsip elektronik dan dokumen elektronik? Beberapa perbedaan yang dimiliki oleh arsip elektronik dan dokumen elektronik, sebagai berikut:

1. Berdasarkan Tujuan Pembuatan

Pembuatan arsip elektronik dengan tujuan sebagai bukti dalam suatu peristiwa. Sehingga keberadaan arsip elektronik dapat menunjukkan bahwa sebuah transaksi telah dilakukan. Arsip elektronik memiliki peranan penting dalam pembuktian sebuah transaksi.

Sedangkan dokumen elektronik memiliki tujuan pembuatan untuk dikirimkan kepada pihak yang berkepentingan. Sehingga dapat memberikan informasi yang dibutuhkan oleh pihak tersebut. Sehingga dokumen elektronik memiliki beragam jenis berdasarkan fungsinya.

2. Proses Perekaman

Perekaman arsip elektronik dilakukan menggunakan media tertentu. Sehingga informasi mengenai perekamannya dapat diketahui dengan mudah. Hal ini memberikan kemudahan dalam proses penyimpanan arsip elektronik.

Sedangkan dokumen elektronik perekamannya menggunakan teknologi komputer. Sehingga informasi yang disampaikan bisa langsung dibaca oleh manusia menggunakan perangkat komputer.

3. Media Penyimpanan

Media penyimpanan yang digunakan untuk menyimpan arsip elektronik dapat berupa aplikasi atau website. Sehingga Anda bisa dengan mudah menemukan media penyimpanan arsip elektronik.

Sedangkan dokumen elektronik dapat disimpan menggunakan penyimpanan perangkat komputer. Hal ini menyebabkan Anda bisa membuat dan mengirim dokumen elektronik dengan lebih mudah dan cepat.

4. Informasi yang Dimuat

Perbedaan yang mencolok dapat dilihat dari informasi yang dimuat oleh arsip elektronik. Arsip ini memiliki informasi yang bisa berupa file elektronik dan dokumen elektronik. Sehingga bersifat lebih umum daripada dokumen elektronik.

Sedangkan, dokumen elektronik adalah bagian dari arsip elektronik. Informasi yang dimuat hanya berhubungan dengan dokumen. Sehingga informasinya lebih mengkhusus jika dibandingkan dengan arsip elektronik.

5. Bentuk Informasi

Kelebihan penyimpanan elektronik adalah mengamankan arsip elektronik dengan baik. Jika dilihat dari bentuk informasi yang dimiliki, maka arsip elektronik memiliki bentuk berupa simbol dan gambar.

Sedangkan, dokumen elektronik memiliki bentuk teks sehingga Anda bisa membacanya dengan mudah. Supaya bisa membaca informasi tersebut, maka Anda memerlukan perangkat komputer.

Demikianlah pembahasan mengenai 5 perbedaan arsip elektronik dan dokumen elektronik yang penting untuk diketahui. Jika perlu jasa pengelolaan arsip dan dokumen elektronik silakan hubungi Chayra Solusi Arsip. Pastikan arsip Anda tersimpan dengan baik.